So gelingt die Umstellung auf ELStAM

Am 1. Januar 2013 tritt das neue ELStAM-Verfahren (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) in Kraft. Es ersetzt die bisherige Lohnsteuerkarte auf Papier. Arbeitgeber müssen bei der Umstellung eine Reihe von Kriterien beachten. Bislang war der Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber eine gültige Lohnsteuerkarte auszuhändigen. Künftig wird der Arbeitgeber die ELStAM-Daten elektronisch abholen. Dies ist jedoch nur mit der steuerlichen Identifikationsnummer des Arbeitnehmers möglich. Damit Arbeitgeber einen möglichst reibungslosen Ablauf gewährleisten können, rät Exact Software Deutschland, Spezialist für Software und Service rund um die Entgeltabrechnung, einige Vorbereitungen zu treffen:

• Neubeantragung von Freibeträgen vor dem Start des Verfahrens: Bei der erstmaligen Anmeldung des Arbeitgebers bei der ELStAM-Datenbank müssen alle bis zum Start des Verfahrens gültigen Freibeträge der Arbeitnehmer überschrieben bzw. gelöscht werden. Arbeitnehmer müssen daher vor dem Start des Verfahrens ihre Freibeträge mit Ausnahme von Schwerbehinderten- oder Hinterbliebenenfreibeträgen neu beantragen.
• Prüfung der Identifikationsnummern: Unternehmen können die Daten nur abrufen, wenn die steuerliche Identifikationsnummer vorliegt. Diese hat jeder Bundesbürger im Jahr 2008 erhalten. Liegen zum jetzigen Zeitpunkt noch keine Identifikationsnummern vor, sollten Arbeitgeber ihre Mitarbeiter darüber informieren.
• Festlegung des Startdatums zu ELStAM: Bis zum 31. Dezember 2013 gilt für die Abrechnung eine Kulanzregel. Das heißt spätestens mit der Abrechnung für den Dezember nächsten Jahres muss ELStAM abgerufen werden. Arbeitgeber sollten das Startdatum für die neue Abrechnung so festlegen, dass dieses den betrieblichen Abrechnungsprozess nicht beeinträchtigt. Wenn zum Beispiel im Zeitraum Januar bis März 2013 sehr viele Einmalzahlungen geleistet werden, empfiehlt es sich, erst im April in das Verfahren einzusteigen. Ein regulärer Entgeltabrechnungslauf erleichtert die Bearbeitung und verbessert die Prüfbarkeit durch Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Auch die Finanzverwaltung befürwortet eine „gestreckte“ Einführung, damit eventuelle Fehler in diesem noch jungen Verfahren nicht gleich bei allen Arbeitgebern vorhanden sind. Bis zum 31. Dezember 2013 müssen Unternehmen auch mit der entsprechenden Software ausgestattet sein. Mit Exact Lohn ist schon ab dem Jahreswechsel 2012/2013 die Abrechnung nach dem neuen Verfahren möglich. Damit sind Unternehmen für die Umstellung gut gerüstet.
• Kommunikation an die Mitarbeiter: Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter umfangreich über das ELStAM-Verfahren und die damit verbundenen Veränderungen informieren. Dazu gehört auch das Datum, ab dem sie in das Verfahren einsteigen. Sinnvoll ist es, Mitarbeiter mit der ersten Lohnabrechnung im neuen Verfahren darauf hinzuweisen, dass sie prüfen, ob Angaben wie Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfession, Freibeträge und Hinzurechnungsbeträge korrekt sind. Bei Unstimmigkeiten kann der Arbeitnehmer bei der Finanzverwaltung eine Änderung beantragen. Personalbüros sollten darauf vorbereitet sein, dass möglicherweise gerade in der Startphase eine Reihe von Unstimmigkeiten und Nachfragen auftreten.