Qurius rät: E-Bilanz frühzeitig den Weg ebnen

Die E-Bilanz kommt: Ab 2014 müssen alle buchführungspflichtigen Unternehmen in Deutschland ihre Bilanz in elektronischer Form an das Finanzamt übermitteln. Die erhofften Mehrwerte der elektronischen Ablage sind Bürokratieabbau und deutlich schnellere Bearbeitungszeiten. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie ihre Buchführung spätestens 2013 umstellen und angleichen müssen. Qurius, Spezialist von Microsoft-basierten Enterprise-Lösungen, nennt fünf Tipps, die den Weg zur E-Bilanz bereits im Vorfeld erleichtern.

1. Datensicherung und Datensicherheit
Die Themen Datensicherung und Datensicherheit spielen insbesondere bei geschäftlichen Bilanzen eine zentrale Rolle. Vor der Umsetzung der elektronischen Abgabe der Bilanzen müssen Unternehmen darauf achten, dass alle relevanten Daten zur Verfügung stehen. Eine vorzeitige Datensicherung ist zwingend erforderlich. Eng mit der Datensicherung ist auch der Aspekt der Datensicherheit verbunden. Bei der E-Bilanz erfolgt die Übermittlung in Form eines XBRL (eXtensible Business Reporting Language)-Datensatzes in der authentifizierten ELSTER-Umgebung. Diese Daten unterliegen dem Steuergeheimnis – anders als etwa beim öffentlichen Register des Bundesanzeigers ist eine Einsicht durch Dritte nicht erlaubt.

2. Technische Voraussetzungen
Vor der Einführung eines Bilanzierungsprogrammes gilt es zu klären, ob die interne EDV XBRL-fähig ist. Die meisten Lösungen zur E-Bilanzierung setzen bestimmte technische Anforderungen voraus. Unternehmen sollten sich daher zeitnah mit ihrer internen IT-Umgebung auseinandersetzen und prüfen, ob gegebenenfalls Aufrüstungen und Aktualisierungen vonnöten sind. Grundlegende Anforderungen sind in der Regel ein Arbeitsspeicher mit mindestens 256 MB RAM, ein Festplattenspeicher mit mindestens 150 MB freiem Speicher für die Programminstallation und durchschnittlich circa zehn MB freier Festplattenspeicher pro Bericht für die Datenspeicherung.

3. Frühzeitige Kontenplanung
Die Taxonomie zur E-Bilanz sieht je nach Unternehmensform bestimmte Gliederungstiefen der Bilanzpositionen vor. Unternehmen müssen künftig verschiedene Konten in die E-Bilanz-Übermittlung einbinden und mit bestimmten Kennziffern versehen. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, empfiehlt es sich, den neuen Kontenplan zeitnah zu verwenden. Dabei sollten Buchhalter darauf achten, nicht zu große Auffangpositionen zu bilden und die Konten strukturiert in den jeweiligen Bereichen anzulegen.

4. Schnittstellenmanagement
Insellösungen stellen auch bei der E-Bilanz eine große Herausforderung dar. Bei der Wahl des richtigen Bilanzierungsprogramms sollten Unternehmen daher unbedingt ein Auge auf das Schnittstellenmanagement haben: Die Datenübernahme aus dem ERP-System ist das A und O, um eine nachhaltige flächendeckende Automatisierung und Effizienz zu erreichen.

5. Serviceleistungen
Mit der Verpflichtung zur E-Bilanz sind diverse Bilanzierungsprogramme auf dem Markt erschienen. Auch wenn die Umstrukturierungen im Zuge der elektronischen Datenübermittlung zeitnah erscheinen sollten, lohnt sich ein detaillierter Blick auf die Anbieter. Neben ausgefeilten technischen Features stehen dabei auch Serviceleistungen wie ein Vor-Ort-Support und Trainings im Fokus. Erst die Kombination aus einem guten Produkt und der Unterstützung bei der Realisierung führen zur erfolgreichen E-Bilanz.

„Die E-Bilanz stellt Unternehmen zunächst vor große technische und organisatorische Herausforderungen“, sagt Olaf Dierig, Director Sales bei Qurius. „Sie bietet aber vor allem enorme Chancen wie beispielsweise die Automatisierung der Prozesse im Bereich Steuerbilanz. Fehler, die zuvor oft durch manuelle Arbeiten entstanden, lassen sich so vermeiden.“