Mit ERP-Komplettpaket schneller zur heißen Ware

Biomassekesselhersteller Gilles setzt zur Prozessoptimierung auf abas.

Der Pellets- und Hackschnitzelanlagenspezialist Gilles führte vor zwei Jahren die ERP-Lösung abas ein. Mit der Software sowie zusätzlich erstellten, integrierten Infosystemen, wie einem Variantenkonfigurator, konnte das österreichische Unternehmen seine Flexibilität steigern und erzielte bereits im ersten Jahr Kostenreduzierungen von 30.000 Euro und Zeiteinsparungen von über 20 Prozent.

Anlagen erfüllen strengste Prüfkriterien
Alternative Energien werden für die Verbraucher immer attraktiver. Pellets, Hackschnitzel oder Stückholz sind regional verfügbar und schaffen Arbeitsplätze vor Ort. Derzeit hat der Verbraucher rund die Hälfte an Kosten, wenn in der Heizanlage Pellets statt Heizöl brennen. Entsprechend entwickelt sich der Markt. „Die Nachfrage nach unseren Anlagen hat in den letzten Jahren stark zugenommen“, bestätigt Dipl.-Ing. (FH) Stephan Holzinger. Er ist IT-Leiter bei Gilles Energie- und Umwelttechnik GmbH & Co KG, einem führenden Hersteller von Pellets- und Hackschnitzelanlagen.

Die beiden Geschäftsführer Wolfgang Krämer und Helmut Höllhuber erzielten 2012 mit den rund 75 Mitarbeitern einen Umsatz von 19,4 Mio. Euro und erreichten damit eine Steigerung von 10 Prozent gegenüber dem Vorjahr. Sitz des Unternehmens ist Gmunden, eine am Traunsee gelegene Stadt im oberösterreichischen Salzkammergut. Hier erfolgt die Entwicklung, der Service sowie die Endfertigung und Qualitätskontrolle.

ERP-System muss hohe Variantenvielfalt meistern
Die Einsatzgebiete der Heizungen reichen dabei vom Einfamilienhaus über Blockheizkraftwerke für mehrere Häuser oder ganze Gemeinden bis zu Industrieanlagen. Für dieses breite Spektrum hat Gilles inzwischen hunderte verschiedene Ausführungsvarianten entwickelt und im Angebot. „Kombiniert man die verschiedenen Möglichkeiten miteinander, ergeben sich Tausende von Varianten“, erklärt Holzinger. Um die gesamten Prozesse im Unternehmen, vor allem aber die Variantenvielzahl besser beherrschen zu können, entschied sich Gilles 2011 für die Einführung einer leistungsfähigen ERP-Lösung. Nach Messebesuchen und Fachzeitschriftenlektüre präsentierten eine Auswahl an Anbietern vor Ort ihre Lösungen. Die Entscheidung fiel eindeutig zu Gunsten der ERP-Lösung von abas aus.

Variantenkonfigurator auf Infosystem-Basis
„Die wichtigste Anpassung in unserem ERP-Projekt war“, erläutert Holzinger, „dass wir in abas einen Variantenkonfigurator programmiert haben – der ist unser absolutes Highlight. Wir verwenden den Konfigurator in Auftrag und Angebot. Wir können damit das Produkt in übersichtlichen Schritten konfigurieren, die Stückliste erstellen und den Auftrag mit allen relevanten Angaben abschließen.“

30.000 Euro Kostenersparnis pro Jahr
Bereits nach dem einen Jahr, in dem der Konfigurator eingesetzt und weiter optimiert wurde, zeigt sich der IT-Leiter hoch zufrieden: „Ein ganz wichtiges Ergebnis, das wir mit dem Konfigurator erreicht haben, ist, dass sich in die Stücklisten keine Fehler mehr einschleichen können. Zum einen kann bei der Konfiguration nichts mehr vergessen werden, zum anderen vermeiden wir so, dass falsche Produkte bestellt werden.“ Das wiederum bedeutet eine hohe Kostenersparnis, die Holzinger mit etwa 30.000 Euro im Jahr beziffert. Das Angebot bzw. der Auftrag lassen sich zudem schneller und mit weniger Schulungsaufwand (sowohl am ERP System als auch an unseren Produkten) erstellen, was laut Holzinger zu einer Zeitersparnis von mehr als 20 Prozent geführt hat. Und nicht zuletzt profitiert das Image des Unternehmens, das durch eine hohe Kundenzufriedenheit steigt – und wiederum mehr Nachfolgeaufträge generiert.

Fehlerfreie Angebote
Dafür sorgt auch der Einsatz des Konfigurators im Außendienst. Für die AD-Mitarbeiter, die über eine Remote-Desktopverbindung auf abas zugreifen können, stellt diese Möglichkeit eine erhebliche Verbesserung dar: Denn die Produkte lassen sich nun direkt beim und mit dem Kunden konfigurieren – und das praktisch fehlerfrei.

„In dem System muss jede offene Frage, die zur Erstellung der Stückliste benötigt wird, beantwortet werden. Erst nachdem alle Punkte durchgearbeitet sind, wird die fertige Stückliste erstellt“, erläutert Stephan Holzinger. „Wir haben es uns nicht träumen lassen, dass man eine solch hervorragende Lösung in abas so einfach programmieren kann. Das begeistert uns.“

Das Lob bezieht sich dabei nicht nur auf die Stückliste, sondern auch auf die Verkaufs-und Einkaufspreisberechnung, die einfach per Knopfdruck aus dem Auftrag in eine neue Bestellung übernommen wird und sich sofort per E-Mail versenden lässt. Für das laufende Jahr hat sich IT-Leiter Holzinger noch vorgenommen, die Prozesse nicht nur für den Verkauf, sondern auch für den Einkauf und den Service zu optimieren.

Gut gesucht ist schnell gefunden
Zur Unterstützung für einen schnellen Überblick in abas wurde auch eine eigene Suche programmiert. Ruft man nun in einem Projekt die Suche auf, lassen sich sofort alle zugehörigen Belege im Verkauf und Einkauf listen. Entscheidend war dabei für Gilles, direkt aus einem Projekt heraus einen neuen Serviceauftrag generieren zu können. Steht etwa ein Kunde an seinem Heizkessel und gibt die Seriennummer an den Service bei Gilles durch, wird sofort das richtige Projekt inklusive aller relevanten Daten angezeigt, zum Beispiel Lieferdatum und Wartungsdetails. „Das ist sehr hilfreich, der Service ist sofort auf dem Laufenden, auch bei älteren Kesseln. Denn für uns ist ein Projekt erst nach 20 bis 25 Jahren abgeschlossen, wenn die Heizungsanlage ausgemustert wird“, unterstreicht Holzinger.

Kennzahlen bieten den richtigen Durchblick
Um seinem Ziel näherzukommen, alle unternehmensrelevanten Informationen in der abas Lösung abrufbereit vorzuhalten, arbeitet der IT-Leiter gemeinsam mit Josef Kerschbaumer an der vollständigen Implementierung der Unternehmensstatistiken, dem sogenannten Business Intelligence. Dieses Tool setzt die Geschäftsführung ein, um sich über sämtliche Kennzahlen zu informieren, etwa die Vor- und Nachkalkulation sowie die Deckungsbeiträge. Auch Informationen über Gesamtumsatz, Einzelumsätze und verkaufte Kessel nach Außendienstmitarbeitern, Verkäufe direkt an die Endkunden usw. sind dann einfach abrufbar.

Holzinger: „Ich bin ein Verfechter des Prinzips `Alles in einem System´. Deswegen gefallen mir die abas Infosysteme sehr gut, weil sie sich einfach so gestalten lassen, wie es die Anforderungen verlangen.“

Auch weiterhin arbeitet der IT-Leiter deshalb daran, die bereits gut angepasste ERP-Lösung noch besser auf die Unternehmensprozesse zuzuschneiden. „Wir verbessern und optimieren ständig unsere Prozesse und passen entsprechend die ERP-Lösung an. Mit abas ist das kein Problem.“ Diese Flexibilität der ERP-Software unterstützt die Stärke von Gilles, stets mit offenem Ohr auf Kundenwünsche zu reagieren. „Das war die Herausforderung an das System. Früher haben wir die meisten individuellen Kundenwünsche über eine Sonderlösung erfüllt. Das ist teuer und zeitaufwändig. Heute versuchen wir, die speziellen Kundenwünsche – und das sind sehr viele – über den Konfigurator zu standardisieren“, fasst IT-Leiter Stephan Holzinger zusammen. „Das hilft uns enorm, Kosten und Zeit zu sparen, wenn wir aus einer Sonderlösung im Prinzip eine Standardlösung machen können – und das nahezu fehlerfrei. Mit abas und dem integrierten Konfigurator gelingt uns das sehr gut.”