Die nächste Softwaregeneration – Umstieg leicht gemacht

„Never touch a running System bzw. ändere nie ein funktionierendes System“ – eine Haltung, die oftmals überstrapaziert wird und aufgrund fehlender Innovationszyklen sowie sich ändernden Anforderungen zu ineffizienten Prozessen führt. Während die Scheu vor dem Unbekannten und den vermeintlichen Kosten einige Handwerksunternehmen von Neuanschaffungen zurückhält, nutzen andere den Software-Umstieg als Chance, sich modern für die Zukunft aufzustellen und von Mitbewerbern abzuheben. Denn es gibt gute Gründe für einen Wechsel in die nächste Software-Generation: Dank durchgängiger, automatisierter Prozesse, umfassender Auswertungen und der Integration von Apps für den mobilen Einsatz eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten für das Tagesgeschäft.

Häufig sorgen Unzulänglichkeiten wie umständliche Bedienung des Altsystems, fehlende Automatisierung, mangelnde Informationstransparenz und Flickschusterei für einen Umstieg auf eine moderne Softwaregeneration. Und die Umstellung lässt sich heute bereits in nur wenigen Wochen realisieren – samt Installation, Datenübernahme, Systemparametrisierung und Anwenderschulung. Neue Funktionen wie eine integrierte Zeiterfassung, Service-Apps oder ein mobiles Aufmaß tragen vielfach zu einem wachsenden Bedarf an einer neuen Softwaretechnologie bei.

Wechsel zur nächsten Software-Generation bei HÄSEKER Haustechnik

Mit diesen Überlegungen hat sich ebenfalls die HÄSEKER Haustechnik GmbH aus dem Niedersächsischen Ottersberg/Posthausen auseinander gesetzt, bevor sich der Spezialist für SHK, Solar und erneuerbare Energien 2011 entschloss, sein Alt-System gegen eine Lösung der nächsten Generation abzulösen. HÄSEKER Geschäftsführer Sascha Freymuth über seine Beweggründe für den Umstieg: „Zum einen war unser Altsystem technologisch einfach nicht mehr zeitgemäß. Hinzu kam, dass wir diverse wiederkehrende Abläufe aufgrund fehlender Systemunterstützung manuell umsetzen mussten. Beispielsweise haben wir die systemgenerierten Angebote immer eigens in ein PDF-Format konvertieren müssen, um diese per E-Mail verschicken zu können. Auch externe Dokumente wie GAEB-Dateien der Lieferanten oder Dokumente der Architekten ließen sich in das Altsystem nur recht aufwändig integrieren. Zum anderen stand eine kostenintensive Modernisierung unserer Server-Umgebung an, so dass wir einem Wechsel zu einer modernen, Cloud-basierten Lösung sehr aufgeschlossen gegenüber standen“, erläutert Freymuth. „Als moderner und kundenorientierter Handwerksdienstleister im SHK- und Solarumfeld ist es uns wichtig, mit der Zeit zu gehen und allen Mitarbeitern eine effektive, durchgängige und vor allem standortunabhängig einsetzbare Software-Unterstützung zu bieten.“

Modernisierung der IT ist heute einfacher denn je

„IT-Infrastrukturen lassen sich in Zeiten der Cloud kurzfristig und weitgehend kostenneutral modernisieren“, weiß Matthias Böcker, Geschäftsführer der Rotenburger pds GmbH. „Immer mehr mittelständische Handwerksbetriebe lagern dabei ihre IT samt der notwendigen Services wie Hosting, Wartung, Pflege, Datensicherung und Aktualisierung an einen spezialisierten IT-Dienstleister aus und konzentrieren sich auf den Ausbau ihres Kerngeschäftes.“

Der Cloud-Betrieb bringt für Handwerksbetriebe wie HÄSEKER Haustechnik eine Reihe von Vorteilen mit sich, wie u.a. eine nachhaltige Kapitalschonung bei stets aktuellster Soft- und Hardware, höchste Sicherheitsstandards oder der mobile Softwareeinsatz im Außendienst. Zudem sind die Betriebe in der Lage, den IT-Einsatz wie Nutzungslizenzen, Module oder Funktionen in der Cloud jederzeit nach individuellem Bedarf zu reduzieren oder zu erweitern.

Definition der Anforderungen

„Im Entscheidungsprozess standen aber nicht nur technologische, ergonomische und funktionale Eigenschaften im Fokus, auch sollte der IT-Dienstleister gewisse Eigenschaften für einen langfristigen Investitionsschutz mitbringen. So waren uns etwa die Branchen-Expertise, eine kompetente, zuverlässige Beratung und eine entsprechende IT-Infrastruktur für den Cloud-Betrieb bei der Auswahl unseres IT-Anbieters sehr wichtig“, so Freymuth weiter.

Nachdem pds als einer der führenden Anbieter von Handwerkerlösungen erstmals 2009 seine neueste Software-Generation vorgestellt hatte, ließ sich HÄSEKER die auf Basis von Webtechnologien neu entwickelte Cloud-Lösung kurzerhand in einer Systempräsentation vor Ort ausführlich zeigen. „Die Präsentation hat uns eindrucksvoll vor Augen geführt, welche Möglichkeiten uns eine moderne, Web- und Cloud-fähige Software eröffnet und wie durchgängig sich die handwerklichen und kaufmännischen Prozesse im System abbilden lassen. Viele Abläufe wurden mit der neuen Software-Generation vereinfacht. Insbesondere die Fähigkeit, das System durch leicht integrierbare Komponenten stetig zu erweitern und an künftige Anforderungen anzupassen, hat uns überzeugt, mit pds abacus in die nächste Software-Generation einzusteigen“, begründet Freymuth die Entscheidung.

Reibungslose Software-Einführung in vier Schritten

Bereits kurze Zeit nachdem die Entscheidung für Anbieter und Lösung getroffen war, begann die erste Phase des Einführungsprozesses. „Um eine konsequente Zielorientierung über alle Projektphasen hinweg zu ermöglichen und ein solides Prozess-Fundament für den Einsatz der neuen Lösung zu schaffen, setzen wir und unsere Implementierungspartner für den Projekterfolg auf eine selbst entwickelte, vierstufige Einführungsmethodik“, ergänzt Thorsten Wenzel, pds Geschäftsstellenleiter in Rotenburg.

Zu Beginn werden im Rahmen der Voranalyse-Phase gemeinsam die Ist-Situation und Kernprozesse beleuchtet, Optimierungspotenziale identifiziert und einzelne Abläufe teilweise auch reorganisiert. Dies sei laut Wenzel ein wichtiger Bestandteil des Projektes, da damit die Grundlage und das Vertrauen geschaffen wird, um im Anschluss mit der neuen Software und den alten Daten sauber und effizient weiterarbeiten zu können. In der Vorbereitungsphase wird daraufhin definiert, welche Aufgaben einzelne Nutzer im Projekt übernehmen, welche Auswertungen und Berechtigungen benötigt werden und welche Daten in das neue System migriert werden sollen. Auf dieser Basis wird schließlich der Zeit- und Projektplan aufgestellt.

In der anschließenden Durchführungsphase werden schließlich die einzelnen Aufgaben des Projektplanes sukzessive abgearbeitet. „Ein wesentlicher Erfolgsfaktor dieser Phase liegt in der engen Abstimmung zwischen den Projektleitern und darin, die einzelnen Schritte gut dosiert zum normalen Alltagsgeschäft umzusetzen. Damit soll eine enorme Mehrbelastung vermieden und zugleich die Einhaltung des Zeitplanes gewährleistet werden“, gibt Wenzel zu bedenken, der bereits eine Vielzahl von Einführungsprojekten verantwortlich begleitet hat. „Daher präferieren Unternehmen häufig eine Einführung in zwei Schritten, indem etwa zunächst die branchenspezifischen und handwerklichen Abläufe umgestellt werden und in einem zweiten Schritt die kaufmännischen Bereiche wie die Finanzbuchhaltung.“ Im Anschluss erfolgt ebenfalls die Schulung der Anwender im Rahmen von Seminaren und Webinaren.

Die Einführung schließt mit der Projektabnahme ab. In dem Zuge werden die Aktivitäten und Prozessschritte rückblickend bewertet, der Status-Quo beleuchtet und gegebenenfalls weitere Ausbaustufen festgelegt. Diese in zahlreichen Projekten bewährte Vorgehensweise gibt den Unternehmen die Transparenz und Sicherheit, das Umstellungs-Projekt jederzeit messbar und im definierten Zeitrahmen erfolgreich abzuschließen.

Umstieg in weniger als vier Wochen

Der gesamte Umstellungsprozess nahm bei HÄSEKER nur wenige Wochen in Anspruch, bis das Unternehmen mit der neuen Lösung in den Live-Betrieb gegangen ist. „Die Datenübernahme aus dem Altsystem verlief dank bestehender Schnittstellen und einer engen Zusammenarbeit zwischen den Projektteams reibungslos und zügig. Der tatsächliche Bereitstellungs- und Koordinationsaufwand war während der Einführungsphase auch noch gut neben dem Alltagsgeschäft händelbar. Die Schulung gab zudem einen guten Überblick über Änderungen, die einzelnen Funktionsbereiche und Anwender-spezifische Fragestellungen. Da das neue System sich bei der Bedienlogik an der Windowsumgebung anlehnt, war schon nach kurzer Zeit eine weitgehend intuitive Navigation innerhalb des Systems möglich. Dies erleichtert künftig auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter“, so Freymuth.

Aufwand für Pflege und Wartung der IT-Anlage entfällt

Durch den Betrieb als Cloud-Lösung profitiert HÄSEKER Haustechnik neben dem jederzeitigen und standortunabhängigen Datenzugriff auch an anderer Stelle: „Heute können wir mit dem Rechenzentrumsbetrieb für eine monatliche Pauschale auf moderne IT-Infrastrukturen und höchste Sicherheitsstandards zurückgreifen, ohne viel Kapital für die IT-Ausstattung bzw. Modernisierung, Aktualisierung, Pflege und Wartung der Anlage zu binden. Darüber hinaus haben wir damit bereits die Grundlage geschaffen, um gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt unsere Außendienst-Mitarbeiter auch mit mobilen Smartphone- und Tablet-Anwendungen auszustatten und eine durchgängige Software-Unterstützung auch auf der Baustelle zu gewährleisten“, fügt Freymuth an. „Mit dem Cloud-Betrieb können wir uns nun endlich auch von der lästigen manuellen Datensicherung verabschieden, die seitdem automatisiert von unserem IT-Dienstleister übernommen wird.“

Fazit

Wenn eine Software zum Sanierungsfall wird, ist die Investitionssicherheit das oberste Gebot. Eine Software-Modernisierung kann für Unternehmen eine nachhaltige Investition in die eigene Zukunft und zum Wachstumstreiber werden – sowohl auf prozessualer wie auch auf technologischer und organisatorischer Ebene. Damit das Softwareprojekt zum Erfolg wird und eine schnelle, reibungslose Einführung gewährleistet werden kann, sollten allerdings im Entscheidungsprozess eine Reihe von Aspekten berücksichtigt werden: Strukturierte und konsequent zielorientierte Einführungsmethodik, zukunftsfähige Softwarearchitektur, anforderungsgerechte IT-Infrastruktur und umfassende Branchenkompetenz sind nur einige Faktoren, die maßgeblich zum Projekterfolg beitragen. Nicht zuletzt sollte das System auch in der Lage sein, mit den eigenen Anforderungen etwa über Erweiterungen und Add-ons flexibel mitzuwachsen, um in Sachen Funktionsumfang, Web-Fähigkeit oder mobile Systemanbindung auch in 10 Jahren noch zeitgemäß zu sein.