Deutscher Golf Verband spart mit elektronischer Archivlösung von HS Papier und Zeit

Aktenordner zu wälzen gehörte für die Mitarbeiter in der Wiesbadener Geschäftsstelle des Deutschen Golf Verbands (DGV) lange zum Tagesgeschäft. Damit ist weitgehend Schluss: Der Sportverband hat sich von der papiergebundenen Ablage verabschiedet und spart stattdessen mit der Archivlösung des ERP-Spezialisten HS – Hamburger Software (HS) Papier, Stellfläche und Zeit.

Immer aufwändigere Papierablage

„Wir schreiben jährlich etwa 3.000 Rechnungen an unsere rund 840 Mitglieder, zum Beispiel für die Jahresbeiträge der Golf-Clubs oder für DGV-Ausweise, die wir ausgestellt haben“, sagt Melanie Kruck, die Leiterin des Rechnungswesens und Controllings beim DGV. Seit Jahren nutze man hierzu Software von HS. „Damit sind wir auch sehr zufrieden, allerdings wurde die Ablage immer aufwändiger.“

Modulare Archivlösung eingeführt

Die Buchhaltungsleiterin suchte eine elektronische Alternative zum papiergebundenen Archiv und wurde bei HS fündig. Der Hersteller bietet eine Archivlösung als modulare Erweiterung seiner Programme an. Mitte 2013 hat der DGV die Software in Kombination mit der Warenwirtschaftsanwendung HS Auftragsbearbeitung eingeführt. Um die Belegbilder auch im ebenfalls eingesetzten HS Finanzwesen sehen zu können, bestellte der Verband das Archivmodul für diese Anwendung gleich mit. Die Fibusoftware zeigt den Benutzern nun am Bildschirm beispielsweise die archivierten Lieferscheine oder Eingangsrechnungen an – was die Rechnungsprüfung erleichtert. Die Einführung des Systems verlief reibungslos: „Wir hatten eine kurze Online-Unterstützung, um zu überprüfen, ob alle Verbindungsdaten richtig eingestellt waren, und dann lief es einfach“, so Melanie Kruck.

Besserer Workflow und geringerer Ressourcenverbrauch

Allein bei der Rechnungsablage spart der Verband gut zehn Ordner Papier pro Jahr ein, beziffert die Buchhalterin einen wesentlichen Vorteil der elektronischen Archivierung. Darüber hinaus geht vieles ihren Angaben zufolge nun schneller: Fordert etwa ein Kunde eine Rechnungskopie an, finden die Mitarbeiter des DGV das gewünschte Dokument mit wenigen Mausklicks. „Hinzu kommt, dass wir mit dem Jahresabschluss in der Finanzbuchhaltung diesmal noch zügiger als sonst fertig waren, da wir die Journale nicht mehr drucken mussten, sondern bequem elektronisch archiviert haben“, so die Buchhaltungsleiterin. Hilfreich findet sie auch die automatische Versionierung durch das System: „Wenn ich einen Bericht aus dem HS Finanzwesen bearbeite, geht die aktualisierte Fassung ins Archiv, aber mir stehen zudem automatisch noch die vorherigen Versionen zur Verfügung.“ Die Controllerin zieht ein positives Fazit: „Die Investition hat sich unbedingt gelohnt. Die Archivlösung hat sich hinsichtlich Zeitersparnis und Nervenschonung schon x-fach bezahlt gemacht. Wir sind begeistert.“