ERP-Einführung und was schief gehen kann
Bevor eine neue ERP-Software in einem Unternehmen installiert ist und richtig läuft, gibt es einige Hürden zu überwinden. Bei der ersten Hürde, der Auswahl der passenden Software fängt es an und die Implementierung des ausgewählten ERP-Systems ist die nächste Herausforderung.
Ab und zu gelangen dann Problemfälle in die Presse; so auch im August 2018, als bei einem pharmazeutischen Großhandel in den Niederlanden die „Big-Bang“-Methode nicht funktionierte. Man wollte in einem Ruck, also an einem Tag, alle Abteilungen auf die neue ERP-Lösung umstellen. Man hatte die neue ERP-Software zwar zuvor ausführlich getestet, dennoch gab es Fehler im System. Es kann dabei um verhältnismäßig kleine Fehler gehen, die aber bei tausenden von Lagerbewegungen große Folgen nach sich ziehen können. In diesem konkreten Fall bedeutete es, dass der Großhandel erst nach Wochen wieder seine Lieferungen an Apotheken und Krankenhäuser aufnehmen konnte.
Wie also kann man einem Fiasko vorbeugen?
Experten nennen folgende fünf Ursachen:
- Experten warnen vor „Big-Bang“-Einführung
Obwohl ausführlich getestet wird, kann man nie vorher wissen, wie sich das ERP-System verhält; kleine Fehler können in der Testphase übersehen worden sein. Es ist risikoarmer, wenn das neue ERP-System langsam ausgerollt wird; also z.B. wenn erst in der Auftragsverarbeitung angefangen wird und dann die Lagerverwaltung dazu geschaltet wird. - Die Nachteile traditioneller Software
Eine ERP-Software, die schon sehr lange auf dem Markt ist und vielfach erweitert und geupdatet wurde ist oftmals sehr starr. Im Gegensatz zu modernen Cloud-Produkten, die flexibel sind und sich schneller an die Wünsche von Unternehmen anpassen lassen. - Lange Implementationsdauer
Im Beispiel des Pharmagroßhandels dauerte das ERP-Projekt (also die Vorlaufzeit vor dem Big-Bang) zwei Jahre. Das ist entschieden zu lang. Die Konzentration, der Fokus aller Beteiligten ebbt weg und die technischen und unternehmerischen Umstände unterliegen ebenfalls in solche einer langen Zeitspanne einem Wandel. Eine wesentlich kürzere Implementierungszeit ist empfehlenswert. Höchstens ein Jahr sollte ein ERP-Projekt dauern, besser noch, wenn es nur ein halbes Jahr dauert. - Maßgeschneiderte Software
Oftmals möchten Unternehmen ihr bisherigen Prozesse beibehalten und beauftragen sie daher das Softwareunternehmen damit einige Features zu programmieren. Genau hier liegt ein Risiko; denn diese Neuprogrammierungen sind nicht ausgereift, nicht getestet und die Anbindung an alle Schnittstellen bietet auch wieder Fehlermöglichkeiten, abgesehen vom Kostenfaktor. Es empfiehlt sich die bestehenden Standard- Programmierungen zu nutzen, eventuell mit kleiner Anpassung. - ERP oder Spezialsoftware
Nicht immer bietet eine ERP-Software wirklich eine Lösung für alle Abteilungen. Im konkreten Fall des Pharmagroßhandels war das Lagermodul des ERP-Systems nicht ausreichend und hätte man eventuell eine Spezialsoftware (ein WMS-Warehouse Management System) anbinden sollen. An dieser Stelle sei betont, dass es in Deutschland auch Branchen-ERP-Lösungen für den Pharmagroßhandel gibt.
