Mit SpongeBob und Hello Kitty in den Lebensmittelmarkt
Das Portfolio der Hamburger Firma Brands4kids bietet altersgerechte Lebensmittel für Kids, Teens und Twens. Für die Vermarktung von Snacks, Cerealien und Milchdrinks am Point of Sale (POS) setzt die Tochter des renommierten Hamburger Handelshauses August Töpfer konsequent auf TV-Stars wie Bob der Baumeister oder Hello Kitty. Um dabei alle Unternehmenskennzahlen im Blick zu behalten, nutzt das Unternehmen seit 2009 eine kombinierte ERP- und Business Intelligence-Lösung aus dem Hause Sage Software.
Wer kennt sie nicht, die coolen Kinderhelden SpongeBob, Hannah Montana, Hello Kitty oder Winnie the Pooh? Der hohe Bekanntheitsgrad der TV-Stars kombiniert mit altersgerechten Lebensmitteln, die größtenteils an neuesten Ernährungsrichtlinien ausgerichtet und damit auf die Bedürfnisse von Kindern abgestimmt sind, erklären den großen Erfolg der 2008 in Hamburg gegründeten Handelsfirma Brands4Kids. Denn die 30 verschiedenen Produkte sind aufgrund der bunten Verpackungen nicht nur ein echter Hingucker in jedem der rund 500 Edeka-, Woolworth-, Rewe- oder Wasgau-Märkte. Bei Brands4Kids wird auch auf eine ausgewogene Ernährung geachtet: „So bieten wir aromenfreie Snacks aus Trockenobst und Nüssen an oder fettarme Kekse und Chips, die aufgrund ihrer Herstellungsmethoden deutlich weniger Kalorien, Fette und Zucker enthalten als vergleichbare Produkte“, erläutert Brands4Kids Geschäftsführer Marcus Longhurst. Aber natürlich gebe es auch die „Ausreißer” wie die Kaffee-Mix-Getränke für die ältere Zielgruppe der Twens, die „einfach nur“ schmecken sollen.
„Um als Start-up keine eigene Marke in der stark umkämpften Lebensmittelindustrie aufbauen zu müssen, bedienen wir uns der bereits bekannten TV-Marken, die einen hohen Wiedererkennungswert und damit ein klares Alleinstellungsmerkmal (USP) innerhalb der Zielgruppe schaffen“, so Longhurst. Da das Unternehmen mit seinen fünf Mitarbeitern ein reines Handelshaus sei, das seine Produkte nach eigenen Vorgaben fremdfertigen lasse und dann unter den verschiedenen TV-Marken vertreibe, sei dieser Weg der einfachste gewesen, um schnell im Markt Fuß zu fassen, weiß der Brands4Kids-Mann.
Das ERP-System steuert die Prozesse
Um die internen Handels- und Logistikprozesse vom Einkauf über die Bestellannahme bis zum Verkauf abdecken zu können, bedient man sich seit Gründung des Unternehmens im Jahre 2008 der ERP-Lösung Classic Line aus dem Hause Sage. Mit 250.000 Kunden ist Sage einer der größten Anbieter von betriebswirtschaftlicher Software und Services im deutschen Mittelstand. „Sage bot neben einem bewährten Produkt zudem das beste Preis-/Leistungsverhältnis der von uns ins Auge genommenen ERP-Systeme“, erläutert Geschäftsführer Longhurst seine Wahl. „Zudem fanden wir mit der Pollmer Siemers GmbH einen Sage-Fachhandelspartner direkt bei uns um die Ecke, so dass die Wege bei der Einführung kurz und damit die Kosten gering blieben.“ Die Anforderungen an die Software: Im Alltag von Brands4Kids musste die Classic Line neben der Auftragsverarbeitung und dem Bestellwesen auch die Lagerverwaltung inklusive Seriennummern- und Chargenverwaltung abdecken. Zudem sollten die fünf POS-Agenturen, die den Vertrieb für die Hamburger Firma in den Märkten vor Ort übernehmen, über das System gesteuert werden. „Heute übernimmt die Sage Classic Line unsere gesamten Handelsprozesse und deckt die komplette Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung ab“, erklärt Longhurst. Insgesamt vier der fünf Mitarbeiter arbeiten täglich mehrere Stunden mit dem ERP-System, um etwa die Lagerbestände zu kontrollieren, Nachbestellungen zu ordern oder Handelsstücklisten zu erstellen.
Integriertes Business Intelligence Modul erlaubt tiefe Einsichten
Doch schnell merkte das Management von Brands4Kids, dass es mit den reinen ERP-Funktionalitäten keine ausreichend tiefe Übersicht über die zahlreichen und komplexen Geschäftsfelder hatte. Zwar standen alle Informationen tagesaktuell im ERP-System zur Verfügung und konnten jederzeit abgerufen werden. „Es fehlte aber die Flexibilität, um alle gewünschten Detail-Informationen in der Tiefe analysieren und miteinander in Verbindung bringen zu können“, so Longhurst. Beispielsweise sollten Umsätze pro Artikelgruppe, Kundengruppe oder Verkäuferteam analysiert und miteinander verknüpft werden. Auch spezielle Lagerumschlagswerte oder saisonale Abverkaufszahlen, wie etwa der Vergleich der Umsatzzahlen zu Ostern oder Weihnachten im Jahresvergleich, sollten auswertbar sein. Aus diesem Grund entschied man sich, das Integrierte Business Intelligence-Modul (IBI), das standardmäßig bereits in jeder Classic Line enthalten ist, live zu schalten und einzusetzen. Da das Modul in die ERP-Lösungen von Sage integriert ist, entfallen nicht nur die Integrationsaufwände im Vergleich zu sog. Best-of-Breed-Lösungen. Das integrierte System hält auch die Komplexität in der Systemlandschaft klein. Aufgrund der Integrationstiefe von ERP und BI stand bei Brands4Kids die erweiterte Lösung innerhalb von nur einem Einrichtungs- und Einweisungstag zur Verfügung. In dieser Zeit wurden sowohl die beiden Mitarbeiter geschult, die auf das Modul Zugriff haben sollten, als auch erste individuelle Berichte zur Auswertung bestimmter Kennzahlen erstellt. Seither nutzt das Unternehmen auch die Möglichkeit, neben den bereits vorhandenen hundert Reports, eigene Berichte zu erstellen.
„Im Nachhinein betrachtet hätten wir uns allerdings bei der Einführung und Einweisung etwas mehr Zeit nehmen sollen, als nur einen Tag“, gibt Longhurst zu bedenken. So gab es in der ersten Zeit aufgrund von Bedienfehlern der Anwender die ein oder andere Fehlbuchung, etwa weil Gutschriften mal mit und mal ohne Mengenbezug gebucht wurden, was zu fehlerhaften Zahlen im Lagerbestand führte. Von daher rät der Unternehmer auch, sich bei der Einführung mehr Zeit zu geben: „Ein ERP-System ist schließlich kein Standard-Programm, das sich völlig intuitiv bedienen lässt, sondern will gelernt sein. Aus diesem Grund macht eine längere Schulung zu Beginn der Arbeit mit dem System absolut Sinn“, beschreibt Longhurst die lehrreichen Erfahrungen aus der ersten Zeit.
Inzwischen ist er aber vom System und seinem Nutzen für die Firma überzeugt: „Das BITool liefert uns Kennzahlen, die wir ohne dieses Werkzeug nur sehr umständlich und mit vielen manuellen Schritten erhalten würden. Wollen wir etwa wissen, welcher Außendienstmitarbeiter unserer POS-Agenturen eine besonders gute oder auch weniger gute Leistung bringt oder in welcher Region bestimmte Artikel schlechter laufen als in anderen, so können wir uns diese individuellen Reports mit wenigen Schritten selbst erstellen“, so der Brands4Kids Geschäftsführer. Damit stünde ein flexibles Werkzeug bereit, um sich aller Informationen aus dem Datenpool des ERP-Systems bedienen zu können. „Das Modul ist daher als Controlling-Instrument für unsere tägliche Arbeit nicht mehr wegzudenken, weil es uns mehr und mehr auch als strategisches Planungsinstrument dient. Denn wir können damit nicht nur Analysen der Vergangenheit erstellen, sondern basierend auf den Auswertungen auch Prognosen für die Zukunft machen und unsere Ziele daran ausrichten.“ Dass das Sage BI-Werkzeug auf Excel-Basis entwickelt wurde, sieht Brands4Kids Geschäftsführer Marcus Longhurst dabei sogar als Vorteil: „Excel ist bei vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen nach wie vor das Instrument erster Wahl, wenn es um Reportings oder die Darstellung von Unternehmenskennzahlen geht. Dass das Sage BIWerkzeug ebenfalls auf Excel setzt und nicht irgendein proprietäres System verwendet, macht die Arbeit mit der Software nur noch einfacher. Genau so ein Werkzeug haben wir gebraucht, um unser wirtschaftliches Verständnis über unsere Prozesse und unsere Unternehmenskennzahlen zu vertiefen“.
