Schlankere Beschaffung mit ams.erp
Neue Lösung erlaubt es Einzelfertigern, ihre komplexen Einkaufsprozesse zu automatisieren / ams verzahnt Auftragsmanagement mit der Erfassung und Archivierung aller Belege / Integration entlastet Mitarbeiter und sichert den Zahlungsverkehr.
Anlässlich der Stuttgarter Fachmesse IT & Business bringt das Beratungs- und Softwarehaus ams.Solution AG eine Lösung auf den Markt, mit der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertiger ihre Beschaffung automatisieren. Hersteller anspruchsvoller Investitionsgüter müssen komplexe Einkaufsprozesse organisieren, bei denen die Zahl der Lieferanten die der Kunden oft um ein Vielfaches übersteigt. Entsprechend umfangreich ist die Menge der Bestellvorgänge und der dabei zu verarbeitenden Belege. Indem die neue Softwarelösung das prozessführende Auftragsmanagement mit der Dokumentenerfassung und der Archivierung verzahnt, werden die Mitarbeiter entlastet und die Ablaufsicherheit erhöht. Zudem sinken die Bearbeitungszeiten: Da den Anwendern sämtliche Belege online über ams.erp bereitstehen, lässt sich beispielsweise die Rechnungsprüfung so stark beschleunigen, dass Skontoverluste ausgeschlossen werden.
Digitaler Dreiklang
In der stark mittelständisch geprägten Einzelfertigung treffen die Dokumente der Lieferanten meist noch in Papierform ein. Um die Stärken der auftragsübergreifenden Geschäftssoftware ams.erp vollständig nutzen zu können, hat die ams.Solution AG eine Archivlösung geschaffen, die sämtliche Belege digitalisiert und dem Auftragsmanagement revisionssicher zuführt. Neben Anfragen und Auftragsbestätigungen gehören hierzu insbesondere auch die Lieferscheine, Werkszeugnisse und Rechnungen. Die automatische Archivierung vernetzt insgesamt drei IT-Lösungen. Führendes Informationssystem ist ams.erp, über das Disponenten, Einkäufer und Lageristen sowie Projektleiter und Buchhalter die für ihre Aufgaben erforderlichen Belege online erschließen. Für das Scannen der physischen Dokumente kommt eine elektronische Dokumentenerfassung zum Einsatz. Das in ams.erp integrierte Dokumentenmanagementsystem archiviert die digitalisierten Unterlagen und übermittelt Beleginformationen automatisch an das Auftragsmanagement.
Vorgehen im Rechnungseingang
Wie das Zusammenspiel in der Praxis funktioniert, zeigt sich am Beispiel des Rechnungseingangs. Hier bietet das integrierte Archiv elektronische Workflows, mit denen Projektfertiger ihren Zahlungsverkehr sichern. Zu diesem Zweck werden zunächst alle eingehenden Rechnungen mit Barcodes etikettiert und eingescannt. Bevor das Archiv die Daten an die Materialwirtschaft und das Rechnungswesen von ams.erp weiterleitet, überprüfen die Buchhalter die vom DMS erfassten Rechnungen im elektronischen Eingangsbuch. Dank der automatisierten Erfassung können sich die Mitarbeiter darauf konzentrieren, offene Sachfragen und die Rechnungsfreigabe mit den Kollegen aus den Projekten zu klären.
Pilotanwender Abeking & Rasmussen
Der norddeutsche Yachten- und Schiffsbauer Abeking & Rasmussen hat die integrierte Lösung erfolgreich eingeführt. Jörg Bade, Leiter Organisation und Informationsverarbeitung bei Abeking & Rasmussen, bilanziert: „Dank des automatisierten Workflows sind fast alle Rechnungen bereits nach zwei Tagen geprüft. Früher lagen wir im Schnitt bei sieben Tagen. Die Wahrscheinlichkeit, dass uns ein Skonto entgeht, geht inzwischen gegen null.“ Gleichwohl sieht Abeking & Rasmussen die Möglichkeiten des elektronischen Archivs noch keineswegs ausgeschöpft. Schritt für Schritt soll die Lösung zum zentralen Dokumentationsort für alle Abteilungen werden, die an der Abwicklung eines Kundenprojekts beteiligt sind. Als Nächstes sollen alle technischen Spezifikationen in das Archiv eingehen, so zum Beispiel Zeichnungen, Berechnungen oder Farbenpläne. Spätestens in drei Jahren wollen die Schiffsbauer dann soweit sein, eine digitale Projektakte zu erstellen, die zusätzlich zu den kaufmännischen und technischen Dokumenten auch die gesamte Projektkorrespondenz erschließbar macht.
