Erfolg mit Migration auf PSIpenta 8.1

Anwenderbericht: Maschinenfabrik Gerd Mosca AG entscheidet sich erneut für PSIpenta.

In jedem Unternehmen überlegt man irgendwann, ob sich der Erfolg nicht durch eine Modernisierung der EDV-Landschaft steigern ließe; ob nicht ein neues ERP-System etwa die Transparenz der Prozesse oder die Durchlaufzeiten verkürzen und so die Effizienz steigern könne. Man begibt sich auf die Suche und stellt dann nach intensiven Marktrecherchen fest: Unser neues ERP-System wird das alte.

Seit 1998 arbeitete man bei Mosca mit PSIpenta – in der damaligen Version 3.01. Allerdings wurde das System nicht mit allen Funktionen als unternehmensdurchgängiges ERP-System genutzt. Es gab keine Kapazitätsplanungen oder Stücklistenauflösungen, sondern lediglich Bestandsführung, Einkaufsbestellungen und eine minimale Auftragsverwaltung. Dafür wurden Anpassungen mit Fremdmodulen über zahlreiche Schnittstellen vorgenommen, zu denen die Dokumentationen aus den vergangenen Jahren fehlten. 2010 war es dann so weit: Prokurist Peter Kühnel, Bereichsleiter Beschaffung, Logistik und IT, weiß noch: „So konnte es nicht mehr weitergehen. Wir hatten tausende Schnittstellen und keiner wusste, was da im Hintergrund tickt. Wir mussten einen Cut machen.“

Problemlose Migration
Also entschied man sich dafür, auf dem Markt nach modernen, leistungsfähigen Lösungen zu suchen. Die Mosca AG ist ein typischer Maschinenbauer mit Kleinseriencharakter bis hin zum Anlagenbau. Dazu kommen Sonderkonstruktionen sowie die Produktion von Kunststoffband. Das alles sollte im System abgebildet werden. Kühnel fasst die Suche zusammen: „Wir haben uns mit allem beschäftigt, was Rang und Namen hat und sind schließlich zu dem Schluss gekommen, dass für unsere Anforderungen und bei dem nötigen Kostenvolumen PSIpenta wieder die richtige Wahl ist.“ Zumal die ausgereifte Multisite-Funktionalität, die neu installiert werden sollte, den Plänen der Geschäftsleitung entgegenkam, nicht nur andere Werke wie das in Malaysia, sondern auch die verschiedenen Geschäftsbereiche wie Palettenumreifung und Transportgutsicherung, Pakete und Verlagsprodukte sowie die Produktion der Kunststoffbänder und den Vertrieb als eigene Werke im ERP-System abzubilden. Seit dem Sommer 2011 läuft die aktuelle Version PSIpenta 8.1 mit Auftragsmanagement, Variantenmanagement, Projektmanagement, BDE/PZE, Sales Manager, Multisite, der Finanzbuchhaltung von Varial mit Personal- und Lohnabrechnung sowie dem iCenter von Intex. Mit dem iCenter erfolgte die digitale Rechnungsprüfung und bis August 2012 die digitale Archivierung sämtlicher Dokumente. Da im Zuge der Softwareinstallierung auch die Hardware modernisiert und komplett auf eine Windows-Server-Konfiguration umgestellt wurde, verlief die Migration absolut problemlos. Das vorinstallierte System verwarf man mit der alten Hardware und installierte 8.1 im Standard auf der neuen Konfiguration ohne Anpassungen oder Modifizierungen und führte lediglich eine Datenmigration durch.

Erfolgsfaktor Multisite
Die eindrucksvollsten Erfolge verzeichnete Mosca durch den Einsatz von Multisite. Eines der Hauptziele bestand in einem wesentlich schnelleren Auftragsdurchlauf, da das einen Einfluss auf die gesamte Prozesskette und den Wertefluss hat. Das wird zum großen Teil schon dadurch erreicht, dass der Vertrieb nicht den gesamten Auftragseingang komplett in die Produktion weitergibt, sondern die Kundenauftragsdokumente über Multisite von vorn herein auf die einzelnen Bereiche aufteilt. Diese können sich nun gezielt auf ihre Aufgaben konzentrieren. Zusätzlich entsteht eine viel größere Transparenz, vor allem in der Kostenrechnung.

Weitere Vorteile bringen der Einsatz des Sales Managers und eines Konfigurators, mit dem der Vertriebsmitarbeiter eine Bestellung frei konfigurieren kann. Mit bestimmten Logiken und Plausibilitätsprüfungen kontrollieren sie, ob die Order konfigurierbar ist. Ist bei einem typischen Auftrag alles in Ordnung, erhalten die einzelnen Geschäftsbereiche ihre entsprechenden Aufgaben. Ist eine Bestellung untypisch und nicht im Konfigurator abbildbar, wird sie in einer Entscheidungsstelle technisch und kalkulatorisch geprüft und die Vertriebsleitung entscheidet über das weitere Vorgehen. Der IT-Leiter geht davon aus, dass auf diese Weise allein bei der administrativen Durchlaufzeit 60 Prozent gespart werden.

So bringt die neue “alte” ERP-Lösung der Mosca AG viele Vorteile. Das automatische Buchen trägt wesentlich zur Fehlerminimierung bei. Neben den beträchtlichen Einsparungen beim Verwaltungsaufwand fällt auch das viele Papier weg, das früher zur Informationsübertragung benötigt wurde. Außer der Durchgängigkeit steigt vor allem die Transparenz. Auf Knopfdruck wird ersichtlich, wo sich jedes Produkt befindet und welche Kosten wo entstanden sind. Die Liefertermintreue konnte erhöht werden mit dem demnächst erreichten Ziel, vorgegebene Termine auf den Tag genau zu halten. Die Geschäftsleitung bekommt die Zahlen von dort, wo sie entstehen und hat eine bessere und vor allem aktuellere Gesamtsicht auf das Unternehmen. Daten müssen nicht mehr extra selektiert werden, das erhöht die Handlungsfähigkeit. Und so zeigt sich Kühnel auch zufrieden: „Es hat sich gelohnt, bei PSIpenta zu bleiben. Einige Ziele haben wir schon erreicht, die anderen sind in erkennbare Nähe gerückt.“