Effizientes Dokumentenmanagement – IFS stellt weiterentwickelte Lösung vor

IFS stellt mit der neuen Version des IFS Dokumentenmanagement eine in enger Zusammenarbeit mit Kunden optimierte Lösung bereit. Die erweiterten Funktionen bieten eine verbesserte Navigation und Visualisierung von Dokumenten, eine schnellere Datenerfassung und Verarbeitung sowohl im Projekt- als auch im Unternehmensumfeld. Darüber hinaus ist eine erhöhte Dokumentensicherheit und Kontrolle gewährleistet sowie die Integration in die Microsoft Office abgebildet.

Für IFS gehört es zu den wichtigsten Anliegen, die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu stärken. In diesem Zusammenhang sieht der ERP-Anbieter vor allem Verbesserungspotentiale bei der Verwaltung von Informationen und Daten. Das neue IFS Dokumentenmanagement vereinfacht Prozessabläufe und reduziert damit den administrativen Aufwand, der bei der Verwaltung vieler Dokumente zum Beispiel in Großprojekten anfällt. Durch die Ablage aller Dokumente von Kunden, Lieferanten und Vertragspartnern in das zentrale ERP-System werden schnell Verbesserungen der Dokumentenverfügbarkeit und der Arbeitsproduktivität erreicht. Die Suche nach den relevanten Dokumenten im Arbeitsprozess wird dadurch enorm beschleunigt.

PMC Servi, führender Hersteller von Hydraulik-Systemen aus Norwegen, ist einer der ersten Kunden, der mit der erweiterten IFS-Dokumentenmanagement-Lösung live ging. Torgeir Lindtveit, MA Manager PMC Servi, kommentiert: “Im Tagesgeschäft müssen wir mit einer großen Zahl an Kunden und Lieferanten umgehen. Dabei ist es für den Erfolg entscheidend, dass unser Dokumentenmanagement den großen Dateninput verwaltet, den jedes Projekt generiert, und gleichzeitig die erforderliche Zeit reduziert, um aktuelle Informationen zu finden. Unternehmensweit haben wir durch die Strukturierung einen schnellen Zugriff auf die Dokumente, das heißt, unsere Belegschaft kann schnell die aktuellsten Dokumente abrufen und auf Kunden- und Lieferantenanfragen reagieren, sobald diese benötigt werden.”

Durch die verbesserte Oberfläche zur Dokumentenerfassung kann sich der Anwender nun auf die für den Geschäftsprozess relevanten Daten und Informationen konzentrieren. Das bedeutet, dass nur die Daten für den Anwender aufgeführt werden, die für den jeweiligen Prozess wirklich benötigt werden. Irrelevante Daten werden automatisch aus der Ansicht des Dokumenten-Portals ausgeblendet, so dass abgelegte Dokumente in Sekunden gefunden werden. Dabei können die Anwender erstmals die vollständige Integration in Microsoft Office nutzen.

Gelegentliche Anwender können nun mit ihrem bevorzugten Office-Programm arbeiten. Dokumente können jetzt durch einen Mausklick direkt von Microsoft Office an das IFS Dokumentenmanagement übergeben werden, was die Handhabung erheblich vereinfacht.

Darüber hinaus bietet IFS Dokumentenmanagement die Möglichkeit, die Dokumente projektbasiert zu schützen. Eine zusätzliche Sicherheitskontrolle im IFS Dokumentenmanagement sorgt nun dafür, dass interne und externe Anwender einen kontrollierten Zugriff auf projektspezifische Dokumente innerhalb des Systems erhalten. Alle Daten können mit der Projektstruktur, den Business Objects oder einer frei konfigurierbaren Dokumenten-Ordner-Struktur verbunden werden und so die Funktionalitäten für Revisionskontrolle, Backup und Sicherheit sowie für das komplette Dokumentenmanagement nutzen.

“Immer mehr Unternehmen agieren proaktiv, um ihre administrativen Prozesse zu straffen, so die Mitarbeiter zu entlasten und die Effizienz zu steigern”, kommentiert IFS-CEO Alastair Sorbie. “IFS bleibt am Ball, um die Entwicklung und Optimierung von ERP-Anwendungen voranzutreiben. Wir tun dies im Sinne unserer Kunden, um ihr Unternehmen einfacher, effizienter und wettbewerbsfähiger zu gestalten.”