via donau Wasserstraßengesellschaft mbH – alles fließt mit dem workflowgesteuerten Dokumentenmanagement in rs2
Die Österreichische Wasserstraßen-Gesellschaft mbH – via donau ist mit der Erhaltung und Entwicklung der Wasserstraße Donau befasst. Dazu setzt via donau gemeinsam mit nationalen und internationalen Partnern eine Vielzahl innovativer Projekte zur Bereitstellung einer leistungsfähigen Infrastruktur und stärkeren Nutzung der Wasserstraße Donau um.
Seit dem Jahr 2009 hat via donau das ERP-System rs2 im Einsatz. Nach der Einführung des Rechnungswesens stand die Implementierung des Beschaffungsprozesses auf dem Programm. Der Beschaffungsablauf sollte von der Bedarfsanforderung bis hin zur Rechnungsfreigabe im System abgebildet werden.
Von besonderer Bedeutung war dabei, dass die Bestellung und die Rechnungskontrolle durch Workflows unterstützt, den internen Vorgaben gemäß durch mehrere Genehmigungsverantwortliche freigegeben werden können.
via donau steuert heute den Bestellvorgang, die Eingangsrechnungsverwaltung und die Bedarfsanforderung mittels Workflow. Durch Einsatz des rs2.DMS können die Beschaffungsdokumente zusätzlich zentral archiviert und verwaltet werden.
Bei der Bestellung, z.B. eines Schiffsmotors wird ein Genehmigungsworkflow ausgelöst. Die Anzahl der zu durchlaufenden Freigabestufen ist von Wertgrenzen abhängig. Die Prüfung der Wertgrenzen erfolgt automatisch durch das System. Sämtliche relevanten Beschaffungsdokumente, wie die Angebote, die Auftragsschreiben, etc., sind mit der Bestellung verknüpft und sind jederzeit, ohne lange danach suchen zu müssen, einsehbar.
Falls der Bestellung eine Bedarfsanforderung vorangestellt ist, wird diese ebenso wie die Eingangsrechnungskontrolle workflowgesteuert abgewickelt. Dabei kann das entsprechende Word-Formular zur Bedarfsanforderung mittels Drag & Drop ins DMS gezogen werden oder von einem beliebigen Laufwerk in DMS geladen werden. Der Genehmigungsworkflow wird direkt aus dem DMS angestoßen.
„Wir wickeln den Beschaffungsvorgang von der Bedarfsanforderung über die Bestellung bis hin zur Eingangsrechnungskontrolle workflowgesteuert ab. Dabei ist der Status der Abläufe jederzeit abrufbar und somit eine nachvollziehbare Abwicklung gegeben. In Kombination mit dem DMS können Beschaffungsvorgänge von der Bestellung bis zur Ablage transparent und effizient abgewickelt werden.
Die rs2.DMS-Lösung von Ramsauer&Stümer zum workflowgesteurten Genehmigungsprozess mit Dokumentenverwaltung kann sicherlich für ein breites Einsatzgebiet in vielen Unternehmen Verwendung finden.“ Mag. Christian Schramm, via donau Österreichische Wasserstraßen-Gesellschaft mbH
