Effizienz steigern: Elektronischer Belegversand und Workflow Automation auf Basis Microsoft Dynamics NAV
Die Kaba GmbH ist langjähriger Kunde von amball business-software. Nachdem 2009 ein Update auf Microsoft Dynamics NAV 2009 durchgeführt wurde, standen im letzten Jahr einige Optimierungsmaßnahmen zur Effizienzsteigerung und Automatisierung auf dem Plan. Unter anderem wurde das amball-Produkt „Elektronischer Belegversand“ und „Workflow Automation“ eingeführt. Herr Matthias Wohlfarth, LeiterCustomer Service Center der Firma Kaba GmbH erzählt in einem Interview über seine Erfahrungen.
Herr Wohlfarth, Sie haben seit zehn Monaten bei Kaba das amball Produkt „Elektronischer Belegversand“ im Einsatz. Konnten Ihre Erwartungen erfüllt werden?
Mit der Funktion sind wir sehr zufrieden. Seit Mai 2010 haben mit dem Belegversand über 15.000 Dokumente versendet. Alleine im Mahnwesen hat sich die komplette Investition innerhalb von 3 Monaten amortisiert.
Welche Auswirkungen hat der Einsatz des Produktes in Ihrer Firma? Würden Sie das Produkt weiterempfehlen und warum?
Durch dieses Produkt konnten wir monotone Tätigkeiten reduzieren und die Folgeprozesse zeitnah starten. Nicht nur das Versenden der Dokumente wird erleichtert, sondern auch das Ablegen der Dokumente in Microsoft Dynamics NAV (CRM). Im Mahnversand werden direkt aus der Tabelle registrierte Mahnungen an den Kunden per Fax oder E-Mail versendet und automatisch als Aktivitätenprotokollposten abgelegt. Hier sind Stapelverarbeitungen von 150 Stück problemlos möglich. Zusätzlich wird das Modul „Elektronischer Belegversand“ für das Versenden von Projektangeboten, Projektaufträgen und Bestellungen verwendet. Der Vorteil hierbei ist, dass mit dem Versenden des Dokumentes auch selbsttätig das versendete Dokument mit Zeitstempel im PDF-Format hinter dem Projekt bzw. der Bestellung abgelegt wird. Außerdem können wir mit diesem Modul XML-Bestellung generieren. Diese werden dann direkt in das produzierende Werk gesendet. Wenige Minuten später erhalten wir eine Empfangsbestätigung, dass der Auftrag bereits im Werk angelegt ist. Der große Vorteil des elektronischen Belegversands ist, dass wir die genannten administrativen Tätigkeiten auf einen einzigen Knopfdruck reduziert haben.
Haben Sie weitere Software aus dem Hause amball in Betrieb, die zu Entlastungen und Effizienzsteigerungen im Geschäftsalltag führen?
Ja, das Modul Workflow Automation auf Basis Microsoft Dynamics NAV. Seit dem 17. Februar 2011 lesen wir Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen automatisch ein und starten die Workflows an die jeweiligen Mitarbeiter. In zwei Arbeitstagen haben wir 310 Rechnungen und 300 Lieferscheine bzw. Auftragsbestätigungen eingelesen. Dadurch haben wir eine gleichmäßige Arbeitsauslastung im Innendienst. Häufungen von nicht weiterverarbeiteten Vorgängen z. B. durch Urlaub oder Krankheit gibt es bei diesen Prozessabschnitten nicht mehr. Wir beschleunigen dadurch unsere Prozesse. Auch Messeleads können maschinell eingelesen werden. Aktivitäten-Protokollposten werden automatisch erstellt und starten damit die Workflows an die Vertriebsmitarbeiter. Dies ermöglicht auch Auswertungen von Messeaktionen. Servicetechniker erhalten direkt aus dem Projektauftrag Ihren Arbeitsschein – auch dieser Beleg, wird mit einem Zusatzdokument per Knopfdruck versendet. Diese Arbeitsscheine werden ebenfalls zeitgesteuert eingelesen. Z usätzlich können noch über ein Exceldokument geleistete Stunden unserer Mitarbeiter erfasst werden. Schickt der Mitarbeiter diese Dokumente (Arbeitsscheine, Zeiterfassung) an eine interne Emailadresse kümmert sich Microsoft Dynamics NAV von selbst um die Abarbeitung und importiert die Daten in die Datenbank. Diese Daten werden direkt in den Strukturplan des Projektes übernommen und die zugehörigen Buchblätter werden automatisch befüllt. Beim Einlesen der Daten erfolgt dies mit einer Zuordnung zu dem jeweiligen Projektleiter. In von uns definierten Buchblättern wird der Buchungsprozess durchgeführt. Verkaufschancen können direkt aus einem Angebot erstellt werden, einschließlich dem dann zu startenden Workflow an den Vertriebsmitarbeiter zur weiteren Verfolgung/Bearbeitung. Unsere Angebotsreports wurden mit einer Kurzübersicht und Bildern ergänzt. Durch einfaches Setzen von Kennern kann so ein individuelles Angebot erstellt werden. Durch die neue Übersichtsform „Angebote und Aufträge pro Projektleiter“ haben wir eine Übersicht über alle laufenden Projekte und können diese zeitlich darstellen bzw. abarbeiten und im CRM-Teil werden den Verkäufern Ihre Sichten vorgefiltert (Aufgaben, Angebote, Aufträge, Kontaktkarten, …). Wir sind mit den Optimierungsmaßnahmen sehr zufrieden und die Investitionen haben sich für uns alle mal gelohnt.
