Deutsche Rentenversicherung Bund: “Wellness” mit Wilken

Modernisierung ist für deutsche Verwaltungen mittlerweile Pflicht. Die Bundesregierung sieht die Verwaltungsmodernisierung als eine zentrale Aufgabe im öffentlichen Sektor. Die Deutsche Rentenversicherung Bund (ehemals BfA) in Berlin sehen viele dabei als Vorreiter. Seit 1997 hat der mit 28.000 Beschäftigten größte Rentenversicherungsträger in Europa zahlreiche Veränderungen umgesetzt. Jüngstes Beispiel: die vorgelagerte Haushaltsüberwachung des Einkaufs. In allen Fällen geht es um die Planung, Steuerung und Kontrolle von Kosten und Leistungen.

“Endlich in Rente!” Für die meisten Menschen ist die gesetzliche Altersrente nach dem Ausscheiden aus dem Beruf die wichtigste Einnahmequelle. Hauptaufgabe der DRV Bund ist es, Renten zu berechnen und auszuzahlen sowie Reha-Leistungen bereitzustellen. Die Berliner Bundesbehörde zahlt monatlich über neun Millionen Renten mit einer Gesamtsumme von acht Milliarden Euro aus. Pro Jahr gehen 780.000 Rentenanträge und rund 640.000 Beantragungen von Reha-Maßnahmen ein. Die Zahlen machen klar: Die DRV Bund muss stets mit der Präzision eines “Schweizer Uhrwerks” arbeiten und diese Genauigkeit auch von externen Partnern aus der Informationstechnologie (IT) erwarten. “Unsere Anforderungen sind immer sehr hoch”, weiß Michael Hauke von der DRV Bund, “weil wir sehr sensible Themen verwalten. Es geht immer um soziale Sicherung. Entscheidungen aus unserem Hause haben per se eine hohe Tragweite. Wenn wir beispielsweise nicht pünktlich zahlen, entstehen Zinsforderungen, also Kosten, die nicht entstehen dürfen.” Deshalb hatte es sich die DRV Bund bei der Auswahl einer Standardsoftware für das Rechnungswesen wahrlich nicht leicht gemacht. Die Entscheidung zur Zusammenarbeit mit dem Ulmer Softwarehersteller Wilken traf sie nach einer europaweiten Ausschreibung.

Standardsoftware mit Anpassung
Seit dem Jahr 2000 nutzt die DRV Bund das integrierte Rechnungswesen zur Abwicklung und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse. Mittlerweile sind die Module Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controlling und Haushalt im Einsatz. Die Devise hieß von Beginn an: “So viel Standard wie möglich, so wenig Anpassung wie nötig”. Dass es etwa 20 Prozent Anpassung an sozial- und rentenversicherungsspezifischen Standards geben muss, war und ist klar. Darüber hinaus unterliegt die DRV Bund gesetzlichen Bestimmungen, die bindend sind und vom Rechnungsprüfungsamt kontrolliert werden. Dazu gehört beispielsweise das Vier-Augen-Prinzip: “Die erste Person stellt fest, die zweite ordnet den Vorgang an.” Die Umstellung von der alten auf die neue Software erfolgte gemäß der hohen Sicherheitsgrundsätze zunächst im Parallelbetrieb. “Für uns bestand die Aufgabe darin, die Wilken-Systeme in die gelebte Ablauforganisation der DRV Bund zu integrieren”, berichtet Wilken-Projektleiter Ante Drmic. “Dazu kam die Forderung, dass alle Module absolut termin- und ausfallsicher laufen müssen. Das ist uns bis zum heutigen Tag gelungen. Dieser Erfolg beruht sicherlich auch auf der sehr guten Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten der DRV Bund und der Firma Wilken.”

Weg mit dem Papier!
Zum Produktivstart am 1.1.2000 brach in der DRV Bund ein neues Zeitalter an. “Electronic Banking” leerte zahllose Wäschekörbe von Kontoauszügen quasi über Nacht ein für allemal. Wilken integrierte alle Zahlungsverkehrsdaten der 31 Bankkonten in das neue Finanz- und Rechnungswesen. Die enorme Entlastung für die Hauptkasse liegt auf der Hand: Das Abtippen fiel weg, die Mitarbeiter wurden für wichtigere Tätigkeiten frei. Insgesamt geht es der DRV Bund darum, alle Daten elektronisch zu bearbeiten. In diesem Zusammenhang hat der externe IT-Partner der DRV Bund ein ganz neues Projekt vorgeschlagen. Dabei geht es um die Monatsberichte der Krankenkassen, die bislang noch bei der DRV Bund per Post ankommen. In der Diskussion ist eine “elektronische Datendrehscheibe” zwischen den Sozialversicherungsträgern.

Rechtskonformer Einkauf – im Haushalt integriert

Die DRV Bund stellt mit rund 125 Milliarden Euro den zweitgrößten Behördenhaushalt hinter dem Etat des Bundesfinanzministers. Die Herausforderung für die DRV Bund besteht dabei darin, den Haushalt optimal aufzustellen, das heißt optimale Wirtschaftlichkeit zu erreichen. Das größte Einsparpotential sieht sie in der Kombination aus einem flexiblen Haushaltswesen und der elektronischen Beschaffung. Anfang 2004 hat die DRV Bund die vorgelagerte Haushaltsüberwachung eingeführt. Das System informiert alle Abteilungen jederzeit über die aktuelle Haushaltssituation. Die DRV Bund weiß nicht nur tagesgenau, wofür an welcher Stelle Mittel ausgegeben werden und auf welchen Kostenstellen sie verbucht sind, das System berücksichtigt auch Planzahlen. Ein System, das bislang einmalig ist. Die Software erkennt beispielsweise, ob die zur elektronischen Beschaffung nötigen Mittel überhaupt frei sind und kann Mittel aus anderen Töpfen gezielt bereitstellen. Der DRV Bund-Mitarbeiter wird dabei rechtskonform durch den gesamten Vergabeprozess geführt.

Moderne Produkt- und Auftragsrechnung
Eine bessere Planung, Steuerung und Kontrolle von Kosten und Leistungen unterstützt die DRV Bund zudem mit einer 2003 von Wilken bereitgestellten Produkt- und Auftragsrechnung. Die Blickrichtung der Produktrechnung zielt dabei darauf, Kosten und Leistungen im eigenen Haus transparenter zu machen. Die Berechnung etwa eines Renten- oder Reha-Antrages wird als ein DRV Bund-“Produkt” angesehen, was eine neue Philosophie ist. Der 1997 in Angriff genommene Wandel von der klassischen Behörde zum modernen Dienstleistungsunternehmen wird hier auch begrifflich deutlich sichtbar. Bei der Auftragsrechnung schließlich werden Menge, Kosten und Qualitäten in einen Zusammenhang gestellt. Dadurch sind beispielsweise Preisvergleiche per System einfach zu realisieren.