KV Hessen macht sich mit Wilken Entire fit parallel zur ERP-Einführung: Neues CRM- und DMS-System

Die Kassenärztliche Vereinigung Hessen hat sich selbst ein Fitness-Programm verordnet. Jeglichen Störungen des internen Datenflusses geht es an den Kragen. Dazu wurde jetzt der Softwarehersteller Wilken Entire mit der Einführung einer neuen Standardsoftware für das Finanz- und Rechnungswesen beauftragt. Außerdem soll das in der Branche mit Bestnoten versehene Arzt-Informations-System (AIS) der Ulmer IT-Spezialisten mehr Schwung in die internen Abläufe bringen. „Die Abläufe im Finanzprozess der KV Hessen waren nicht alle auf der Höhe der Zeit“, macht der Leiter Controlling, Marcus Hickler, den Handlungsbedarf deutlich. „Zudem war die Abstimmung unserer IT-Systeme aufeinander verbesserungswürdig, eine hohe Automatisierung zum Beispiel an den Schnittstellen bislang nicht möglich.“ Das soll sich nun rasch ändern. Ziel ist es, bereits bis Ende des Jahres zahlreiche Entire-Module eingeführt zu haben. Dazu zählen die neue Finanz- und Anlagenbuchhaltung ebenso wie ein modernes Controlling, Kosten- und Leistungsrechnung, Unternehmensplanung und das Management-Reporting-System (MRS).

Von großer Bedeutung ist das Arzt-Informations-System, in das die Daten der ärztlichen Leistungen aus einem Vorsystem einfließen. Anhand eines hinterlegten Regelwerks wird für jeden Arzt ein monatlicher Abschlag ermittelt und über den Zahlungsverkehr an den Arzt ausbezahlt. Dazu ist das AIS in die Finanzbuchhaltung voll integriert. In den Ärzte-Stammdaten ist ein lückenloser „Lebenslauf“ als Historie abgebildet. Unter Berücksichtigung der Abschlagszahlungen werden für die Ärzte sowie Psychotherapeuten in der Region pro Quartal Abrechnungsbescheide erstellt. Die periodische gegenseitige Verrechnung der Ansprüche und Leistungen werden in der Entire-Software als Arzt-Kontokorrent (AKK) und als Kassen-Kontokorrent (KKK) abgebildet.

„Das Arzt-Informations-System war ein Hauptgrund dafür, dass wir uns für Wilken Entire entschieden haben“, sagt Projektleiter Hickler. „Alle für uns wichtigen Funktionalitäten werden in der Standardsoftware abgebildet.“ Neben diesem Alleinstellungsmerkmal waren die Erfahrungen, Kompetenz und Referenzen von Wilken Entire im Bereich der Kassenärztlichen und Kassenzahnärztlichen Vereinigungen sowie einer Vielzahl von Körperschaften des Öffentlichen Rechts im Gesundheitswesen ausschlaggebend. Außerdem konnte Wilken Entire mit einer optimalen Anbindung der Vorsysteme punkten. So war es vorteilhaft, dass das Personalsystem P&I LOGA der KV Hessen bereits bei einer Vielzahl von Wilken Entire-Kunden im Einsatz ist. „In der Gesamtschau hat uns das schließlich von der Entire-Software überzeugt.“

Parallel zur ERP-Einführung setzt die KV Hessen ein neues Kunden-Management-System (Customer Relationship Management, CRM) und ein neues Dokumenten-Management-System auf. Im Zusammenspiel soll die Effizienz in den Finanzprozessen durch Automatisierung, Digitalisierung und Integration deutlich erhöht werden.