Allpress Ries GmbH setzt auf MESONIC Software

Handscannerlösung für Inventur und Einkauf innerhalb der ERP-Lösung MESONIC WINLine

Die Firma Allpress Ries Hydraulikservice und Pressen GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen, das Abfallentsorgungsanlagen vertreibt, diese teilweise herstellt und den Service sicherstellt. Die Inventur stellte für Allpress Ries jedes Jahr aufs Neue eine Herausforderung dar. Der bisherige Ablauf war zeitintensiv und fehlerbehaftet. Durch Produktänderungen ergaben sich Jahr für Jahr ca. 3.000 bis 4.000 unterschiedliche Teile, die im Rahmen der Inventur neu aufgenommen und bewertet werden mussten. Die Eingabe erfolgte manuell in die ERP-Lösung MESONIC WINLine.

In gleicher Weise war auch der Einkauf eine Problemstellung, da oft für ältere Geräte diverse Bauteile bestellt werden müssen. So werden z.B. für Müllpressen, die vor 20 Jahren geliefert wurden, Ersatzteile in ausreichender Menge eingelagert und lieferbereit gehalten. Dies gewährleistet eine Einsatzbereitschaft dieser Maschinen auch über lange Zeiträume hinweg. So werden aus alten Kunden die zukünftigen neuen Kunden.

Anforderung an eine neue Lösung

Die Lösung, die Allpress Ries vorschwebte und vom MESONIC WINLine Distributor und Systemhaus SOFTAGE umgesetzt wurde, bestand in der Anforderung, die im Allpress Ries-Lager ordentlich und sortiert eingelagerten Inventurteile mittels Scanner zu erfassen und die Daten in die bestehende ERP-Lösung MESONIC WINLine zu übertragen. Im Bereich Einkauf sollte durch die Nutzung der Scanner und der automatisierten Übergabe der Artikeldaten in die WINLine eine Verbesserung der Lagerhaltung und eine höhere Effizienz beim Bestellwesen erreicht werden.

Vorbereitung

In einem ersten vorbereitenden Schritt, den eine Aushilfskraft in zwei Wochen erledigt hatte, wurde bei Allpress Ries jedes Lagerfach mit einer Beschriftung versehen. Die Beschriftung enthielt textliche Informationen zum Artikel und je Artikel einen Barcode. Im Anschluss daran kam dann die Sonderentwicklung auf Basis der MESONIC WINLine aus dem Hause SOFTAGE und Datalogic-Scanner (Typ Skorpio) zum Einsatz, um die Anforderungen zu realisieren.

Vorgehensweise bei der Inventur

Bei der Inventur Ende 2009 wurde erstmals jedes einzelne Fach mit Scannern erfasst. Nach dem Zählen wurde die Stückzahl über die Tastatur in die Scanner eingegeben und über „Return“ gesichert. Bei morgens voll aufgeladenem Gerät und über den Tag genutzter halbstündiger Aufladezeit (z. Bsp. in der Mittagspause) ist es möglich, mit den im Einsatz befindlichen Scannern die volle Arbeitszeit eines Arbeitstages von 8 Stunden ausznutzen.

Mit dem neuen System für die MESONIC WINLine aus dem Hause SOFTAGE konnte die Inventur zum 31.12.2009 erstmals in nur drei Arbeitstagen von einem Mitarbeiter erledigt werden. Herr Ries, Inhaber und Geschäftsführer der Firma Allpress Ries: „Vorher waren zwei Allpress Ries-Mitarbeiter mindestens zwei, manchmal sogar drei Wochen damit beschäftigt und selbst ich musste viele Stunden investieren, um die Inventur unseres Hauses zu erfassen. Eine untragbare Situation hinsichtlich des Zeit- und Kostenaufwandes. Nun, mit der SOFTAGE-Scanner-Lösung innerhalb der MESONIC WINLine, haben wir eine Zeiteinsparung von über 86%. Das ist wirklich eine tolle Lösung!“ Im Falle von Allpress Ries mussten nur etwa 7-10% der nicht einscannbaren Teile wie bisher manuell erfasst werden. Dies waren in der Regel große Bauteile, die ohnehin in einem klassischen Regallager nicht unterzubringen sind. Daher wären diese Teile in jedem Falle separat zu erfassen gewesen. Schon nach kurzer Zeit, Anfang 2010, konnte die Geschäftsleitung von Allpress Ries den klaren Trend des Inventurergebnisses 2009 vorzeichnen. Ein Vorabergebnis war sofort auf der Basis der eingegebenen Mengen und der für die Inventur auch in den Vorjahren verwendeten Werten verfügbar.

Vorgehensweise beim Einkauf

Die Lösung für das Bestellwesen wurde von Allpress Ries im Januar 2010 getestet und anschließend in Betrieb genommen. Wöchentlich prüft ein Mitarbeiter das Lager auf  Bestandsmengen von Teilen, die in jedem Falle bei Allpress Ries jederzeit verfügbar sein müssen. Die Auswahl der zu prüfenden Teile erfolgt aufgrund von Erfahrungswerten. Dabei werden Ersatzteilbestände von sehr alten Geräten, die vor 15 Jahren oder noch früher geliefert wurden, übergangen. Teile, die Allpress Ries regelmäßig benötigt, werden bevorzugt. Dies schafft die Möglichkeit, die Lagerhaltung bei Allpress Ries zu optimieren.

Herr Ries hierzu:„Die Vorteile der SOFTAGE-Scanner-Lösung auch im Bereich Einkauf liegen auf der Hand: optimierte Lagerhaltung, zeitnahe Bestellung benötigter oder immer vorrätig zu habender Teile. Ebenso in der Tatsache, dass es kaum noch Teile gibt, die bei Bedarf nicht zu Verfügung stehen, weil sie beim Bestelllauf der Mesonic WINLine vergessen wurden. Insgesamt nicht nur eine Zeitersparnis, sondern vor allem eine Kostenersparnis bei der Lagerhaltung und natürlich eine Steigerung der Kundenzufriedenheit durch schnelle Lieferung und zeitnahen Service.“

Bei der Auswahl der zu bestellenden Teile, wird bei der Lagerbegehung das entsprechende Fach gescannt. Nach Prüfung des Bestands wird eine Bestellmenge eingegeben und durch „Return“ bestätigt. Aus den Scannern werden diese zu bestellenden Teile ausgelesen und in eine Bestellvorschlagsliste überführt, die dann der Verantwortliche und abschließend der Geschäftsführer abzeichnet. Auf Basis dieser Bestell-Liste werden die WINLine-Bestellungen erstellt. Herr Ries zusammenfassend: „Durch den Einsatz der Scanner können wir schon jetzt mit Sicherheit sagen, dass wir die Kosten der Einführung bereits im ersten halben Jahr eingespielt haben werden, insbesondere auch durch die erhebliche Zeitersparnis bei der Inventur. Gleichzeitig können wir damit die Qualität der Kundenbeziehungen verbessern.“