Anspruchsvolles ERP-Projekt mit FOSS

ORDAT überzeugt mit Komplettlösung aus einer Hand.

Die Raja-Lovejoy® GmbH entwickelt, fertigt und vertreibt Qualitätskomponenten für die Antriebs- und Fluidtechnik: Kupplungen für stationäre und mobile Anwendungen, starre und gedämpfte Pumpenträger, Alu-Ölbehälter sowie Industrie-Wärmetauscher. Das im westfälischen Werdohl ansässige Unternehmen entstand 2003 aus einem Zusammenschluss der beiden Traditionsunternehmen Rahmer & Jansen GmbH und der US-amerikanischen Lovejoy® Inc. Das große Know-how des Unternehmens in der Fluid- und Antriebstechnik, die umfassende Produktpalette und ein weltweites Netz von Niederlassungen und Distributoren sorgten dafür, dass sich Raja-Lovejoy innerhalb kürzester Zeit erfolgreich auf dem weltweiten Markt etablierte.

ERP und LVS aus einer Hand
Als in 2006 der Support des bis dahin eingesetzten ERP-Systems eingestellt wurde, machte man sich in Werdohl auf die Suche nach einem neuen System zur Steuerung der betrieblichen Abläufe. Gefordert war ein „IT-Komplettpaket“ inklusive Vertrieb und Einkauf, Kalkulation und Kostenrechnung. Das neue ERP-System sollte vor allem kürzeste Durchlaufzeiten und eine Senkung des Lagerbestands ermöglichen sowie die Kundenorientierung umfassend unterstützen. Von zentraler Bedeutung für Raja-Lovejoy war die nahtlose Integration der sensiblen Bereiche Hochregallager und Warenwirtschaft inkl. der Produktionssteuerung. Neben einer perfekten Integration der verschiedenen Systeme musste der Partner auch eine umfassende Projektgesamtverantwortung übernehmen. ORDAT erfüllte nicht nur diese Anforderung, sondern punktete auch dadurch, dass Lagerverwaltungssystem (LVS) und ERP-System aus einer Hand geliefert werden konnten. FOSS konnte mit seinen Funktionen für die Disposition und Analyse von Durchlaufzeiten überzeugen, ebenso mit den umfangreichen Möglichkeiten des Customer Relationship Managements (FOSS-CRM) und den BI-Funktionen. Angesichts der Relevanz des Hochregallagers war insbesondere ORDATs Kompetenz im Bereich Lagerverwaltung ein ausschlaggebendes Argument für ORDAT und FOSS: „ORDAT entwickelte innerhalb kürzester Zeit überzeugende Konzepte für die Sanierung der Hochregallagersteuerung, für ein neues LVS und für das zukünftige ERP-System“, erinnert sich Karsten Reimann, Prokurist und Leiter Finanzen bei Raja-Lovejoy.

Komplexes Projekt mit ambitioniertem Zeitplan
Kick-Off des Projekts war Ende August 2007. Der eigentliche Projektstart erfolgte Mitte Oktober mit der Installation eines Windows-Packaged-Clusters und der Implementierung von FOSS. Am Montag, den 5. Mai 2008, keine sieben Monate später, konnte das System mit seiner Vielzahl an Teilsystemen gleichzeitig mit dem vollständig sanierten Hochregallager in den Echtstart gehen. Dabei stand das Hochregallager insgesamt nur an einem produktiven Tag – dem 2. Mai als „Brückentag“– still: Dazu wurde der Stand am 30. April eingefroren, alle Stamm- und Vorgangsdaten per Datenübernahme übertragen und die neue Hochregalsteuerung endgültig in Betrieb genommen. „Die Implementierung war sehr gut vorbereitet und das gesamte Projekt lief reibungslos“, bilanziert Karsten Reimann. Kurze Zeit nach dem Echtstart konnte schließlich auch das vollintegrierte CRM-System FOSS CRM produktiv gesetzt werden. Karsten Reimann: „FOSS sorgt jetzt für eine durchgängige Transparenz von der Anfrage des Kunden bis in das Hochregallager.“Günstig für  den Projektverlauf wirkte sich aus, dass FOSS die Anforderungen von Raja-Lovejoy bereits weitestgehend im Standard abdeckte. Im Bereich Belegerstellung und Reporting mussten allerdings einige Besonderheiten berücksichtigt werden, etwa um sicherzustellen, dass der amerikanischen Muttergesellschaft täglich konkrete Zahlen gemeldet werden können.

Komplettsanierung des Hochregalsystems
Viel Zeit und Energie floss in die Übernahme und Aufbereitung der Altdaten aus nahezu allen unternehmensrelevanten Bereichen. Die größte Herausforderung bestand jedoch darin, das bestehende Hochregalsystem inklusive der Steuerung und Anbindung der Regalfahrzeuge und Fördertechnik von Siemens S5 auf Siemens S7 umzubauen und unter den FOSS-Applikationen wieder in Betrieb zu nehmen. Gemeinsam mit dem Partner Walberer konnte dies – zum Teil im laufenden Betrieb, zum Teil an werksfreien Wochenenden – umgesetzt werden. Da eine schrittweise Ablösung der alten Steuerung nicht möglich war, wurden sämtliche neue Komponenten neben der alten Steuerung aufgebaut, getestet und mit Fahrbefehlen versehen. Am Stichtag 5. Mai konnte dann die neue Anlage gemeinsam mit dem neuen ERP-System hochgefahren und die alte Anlage abgeschaltet werden. Die zahlreichen Optionen in FOSS ermöglichen nun eine umfassende Klarheit über die vorhandenen und tatsächlich erforderlichen Lagerbestände. Die Senkung der Bestände bestimmt dabei der verantwortungsbewusste Mitarbeiter im Unternehmen selbst. So wird verhindert, dass ein zu hoher Lagerbestand das Firmenkapital unnötig belastet, oder dass einzelne Artikel durch zu lange Einlagerung veralten und unbrauchbar werden. Hier bietet FOSS Funktionen zur effizienten Lagerführung wie Mindestbestände und eiserne Bestände oder eine Mindesthaltbarkeitsführung von entsprechenden Artikeln.

All inclusive
Mit der Implementierung des FOSSKomplettpakets übernahm ORDAT auch die Generalunternehmerschaft inklusive der Installation eines Business-Intelligence(BI)-Systems und eines Sanktionslistenmonitors. Das BI-System antares analyzer sorgt nun für eine durchgängige Umsatz- und Kostentransparenz im Unternehmen. Der Sanktionslistenmonitor prüft aktuelle Sanktionslisten regelmäßig gegen die Adressdaten im System und kennzeichnet kritische Adressen. Die Außendienstmitarbeiter von Raja-Lovejoy können darüber hinaus über einen von ORDAT installierten Citrix Presentation Server auf das Firmennetz zugreifen. Als Citrix-Silver-Partner übernahm ORDAT hier neben der Installation auch die Rolle des Infrastruktur-Dienstleisters für die Installation der gesamten Infrastruktur und übergab sie anschließend an einen lokalen Partner zur weiteren Betreuung. Im Rahmen des Serviceangebotes für die Daten- und Serverumgebung trägt ORDAT dabei weiterhin die Verantwortung für den reibungslosen und performanten Systembetrieb. Das komplette System ist auf maximale Sicherheit ausgelegt: Durch Installation einer hochverfügbaren Clusterumgebung auf Basis von Windows Server und SQL-Server 2005 konnte es auch gegen einen eventuellen Hardwareausfall abgesichert werden.

Ausblick
In Zukunft soll die Tochtergesellschaft Newcool als weiterer Mandant in FOSS geführt werden. Ebenso ist geplant, die Citrix-Installation für die externe Anbindung eines zweiten Standortes zu nutzen. Auch das Teilsystem FOSS-EDI soll in absehbarer Zeit implementiert werden und kann dann gegebenenfalls für die Kommunikation mit der Muttergesellschaft in den USA genutzt werden, zu der es auch Kunden-Lieferanten-Beziehungen gibt.