WMS-engineering: ERP-Einführung mit pro LE Software GmbH
1994 gründeten drei ehemalige Mitarbeiter der SIG Robotics Neuhausen (CH) die Firma WMS–engineering GmbH. Zielsetzung war es, individuelle Systemlösungen im Bereich Automatisierung zu realisieren. 1996 wurde SIG Robotics von der WMS-engineering GmbH übernommen. Es wurden kundenspezifische Maschinen gebaut sowie Entgratwerkzeuge entwickelt, welche teilweise zum Patent angemeldet sind. Diese Vorgehensweise erwies sich als sehr zeit- und kostenintensiv, da jede Lösung letztlich immer ein Prototyp darstellte. Der Geschäftsführer Stephan von Schneyder verfolgte die Idee, eine Auswahl an qualitativ hochwertigen Varianten zu einem Baukastensystem zu standardisieren, aus welchem sich dann je nach Kundenbedürfnis eine speziell zugeschnittene Anlage zusammenstellen lässt. Bis 2002 wuchs die Firma auf einen Mitarbeiterstamm von 12 Personen, gleichzeitig wuchs das Produktspektrum.
Die Standardisierung der Baugruppen soll weiter ausgebaut werden, ebenso hat die Neukundengewinnung und die weltweite Ausrichtung höchste Priorität. WMS-engineering GmbH beliefert Firmen wie Daimler, Siemens VDO und BOSCH, die weltweit vertreten sind, sowie deren Zulieferer in ganz Europa. 2006 wurde das Unternehmen erstmals ISO 9001 zertifiziert, hier wurden auch die Grundsteine für die folgende ERP-Einführung gelegt. In diesem Zuge und der Ausrichtung der Firma auf die steigende Anzahl der abzuwickelnden Projekte, entschied die Geschäftsleitung ein ERP-System einzuführen.
Nach etlichen Gesprächen mit verschiedenen System-Anbietern, war FactWork einer der Favoriten. Im März 2007 fiel dann die Entscheidung auf FactWork und den Integrationspartner pro LE Software GmbH. Zwei ganz wichtige Kriterien waren die Anbindung zum bereits vorhandenen CAD-System INVENTOR von Autodesk Inc. und die Integration zum CAE-System EPLAN von EPLAN Software & Service GmbH & Co. KG. Mit diesem Systemverbund aus den Softwarelösungen in der Konstruktion und FactWork in der Administration hat WMS–engineering den Grundstein gelegt, um die Firma weiter auszubauen. Von heute 40 Mitarbeiter(innen) kann der Mitarbeiterstamm problemlos auf 50 Mitarbeiter(innen) oder mehr erhöht werden.
Nach erfolgreicher Rezertifizierung ISO 9001 im Februar 2009 inklusive umgesetzter Projektabläufe mit FactWork, deckt WMS–engineering heute folgende Bereiche mit der Unternehmens-Lösung, zu 100% ab:
- Personalverwaltung mit Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankheitsverwaltung
- Stammdatenverwaltung wie Kunden, Lieferanten und Interessenten und aller zugehörenden Informationen, CRM und Logbuch
- Vertriebs,- und Marketingaktivitäten wie Kalkulationen, Angebote und Werbung
- Projektmanagement, Personalgrobplanung, BDE
- Elektroengineering mit EPLAN P8 mit Artikelpflege und stark automatisierter Materialbeschaffung
- Mechanische Konstruktion mit INVENTOR: komplettes Engineering von Teilen, Baugruppen , Systemen, Stücklistenerstellung inkl. Materialbeschaffung
- Materialwirtschaft im Einkauf wie im Verkauf von der Anfrage über Projektsonderpreise bis Fakturierung
- Standardisierte einheitliche Formulare und Dokumenten im ganzen Unternehmen inkl. Archivierung
- Integration der Buchhaltungssoftware DATEV mit automatischer Datenübergabe
- Permanente Projektauswertungen mit Berücksichtigung der Arbeitszeit, Materialkosten und sonstiger Kosten.
- Auswertung von Statistiken im Ein- und Verkauf
Bereits in der Evaluierungsphase wurden die Belegschaft mit eingebunden um die höchstmögliche Akzeptanz des zu beschaffenden ERP-Systems zu erzielen. Hierzu wurde seitens pro LE Software GmbH ein interner Workshop veranstaltet um FactWork mit seiner Leistungsfähigkeit und gleichzeitig den Systemlieferanten mit seinem Dienstleistungskonzept vorzustellen. Bereits nach dieser Vorführung fand das System bei den Mitarbeitern großen Anklang, und der Entscheidung zur Beschaffung des Systems stand somit nichts mehr im Wege. Die Einführung wurde durch eine professionelle Planung in kurzer Zeit realisiert und lief plangemäß ab. In nur knapp 3 Monaten waren folgende Geschäftsprozesse auf FactWork umgestellt: Stammdatenverwaltung, CRM, Einkauf, Verkauf, Auftragsabwicklung, Zeiterfassung, Controlling und die FiBu – Integration. Anfang 2009 hat WMS–engineering die Betriebsdatenerfassung nachgezogen und mit der Integration des Telefonanlage die tägliche Kommunikation mit Geschäftspartner sehr erleichtert.
Nach einer gelungenen schnellen Einführungsphase, in welcher kurzfristige Entscheidungen getroffen werden mussten, was QM-Abläufe betrafen, war das ERP-System sehr schnell auf Bedürfnisse abgestimmt. Alle Prozesse von der Kalkulation über den Einkauf bis zur Lieferung und Fakturierung werden nun konsequent über FactWork abgewickelt. Alle internen Stellen mit deren Mitarbeitern(innen) arbeiten mit FactWork. Die im laufenden Betrieb auftretenden Fragen und Sonderfälle werden durch die Hotline schnell und kompetent gelöst. Das System läuft stabil und ohne Probleme. Es bedarf so gut wie keiner Betreuung der IT-Abteilung. Mit der Entscheidung für FactWork und pro LE Software GmbH hat WMS–engineering einen richtigen Schritt in die Zukunft getätigt.
