Flexibel in die Zukunft – Mit neuer ERP-Software

Um Fisch, Fleisch, Blumen oder lose Industriegüter entlang der Wertschöpfungskette zu bewegen, sind spezielle Behälter notwendig – schließlich soll die Ware nicht unnötig unter dem Transport leiden. Besonders umweltfreundlich sind die Mehrwegbehälter der bekuplast GmbH. „Unsere Produkte sind oft jahrelang im Einsatz, abwaschbar und werden am Ende ihres Lebenszyklus recycelt“, unterstreicht Norbert Michalik, Prokurist bei Bekuplast. Da die Ansprüche von Bauteilen, Tiefkühlkost oder Pflanzen höchst unterschiedlich ausfallen, führt Bekuplast unzählige Standardbehälter. Darüber hinaus entwickelt der Kunststoffverarbeiter für Handel und Industrie individuelle Sonderanfertigungen. Als Zulieferer unterschiedlicher Branchen ist bekuplast weniger anfällig für Konjunkturschwankungen. Produziert wird auf 26 Spritzgussmaschinen im niedersächsischen Ringe. Weitere Standorte bestehen in Polen, den Niederlanden und im fränkischen Crock. Die 160 Mitarbeiter fertigen pro Jahr etwa 12 bis 15 Millionen Ladungsträger. Täglich werden rund 40 Lkws abgefertigt. Der Vertrieb ist international, wobei der Schwerpunkt auf dem deutschen und niederländischen Markt liegt.

Anforderungen
Lange Zeit arbeitete Bekuplast mit einer Branchensoftware für Kunststofffertiger – bis der Entwickler, ein kleineres Softwarehaus, den Service kündigte. Um den Geschäftsbetrieb langfristig zu sichern, entschied sich bekuplast Ende 2006, das System zu wechseln. Im Laufe der nächsten Monate analysierte man die unterschiedlichsten Lösungen. „Wir haben uns sowohl Branchensoftware als auch ERP-Systeme angesehen. Am Ende sind wir zum Schluss gekommen, dass uns nur ein großer Anbieter die notwendige Investitionssicherheit geben kann“, erklärt Michalik. Im Frühjahr 2008 setzte sich Microsoft Dynamics AX gegen andere Lösungen durch. Der entscheidende Faktor war die Flexibilität der Programmarchitektur. „Wir arbeiten in bewährten Produktionsabläufen. Das sollte auch nach dem Softwarewechsel so bleiben“, betont Josef Westhuis, IT-Leiter bei der bekuplast GmbH. „Zudem passen wir uns als Auftragsfertiger den Wünschen unserer Kunden an – und die Anforderungen der Märkte sind hoch.“ Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass sich die Software ohne großen Aufwand ändern lässt. Den Zuschlag für die Implementierung sicherte sich der Microsoft-Partner ORDAT Gesellschaft für Organisation und Datenverarbeitung. „ORDAT brachte das notwendige Know-how aus der Kunststofffertigung mit. Damit konnten wir darauf vertrauen, dass ORDAT das Projekt im budgetierten Rahmen umsetzen würde“, erläutert Michalik.

Lösung
Im Sommer 2008 ging der Systemwechsel in die heiße Phase. Bei der Gestaltung der Prozesse galt es, sich möglichst an den Standardvorgaben zu orientieren. „Wir haben vorher mit einer gut funktionierenden Software gearbeitet. Dementsprechend hoch waren unsere Ansprüche“, unterstreicht Westhuis. Dem Projektteam gelang es, die meisten Geschäftsprozesse anhand von Parametern zu modellieren, es fiel kein Aufwand für Programmierung an. „Dank der modernen Architektur von Dynamics AX konnten wir die individuellen Anforderungen kompromisslos umsetzen. So entstand ein maßgeschneidertes, integriertes ERP-System zu einem wirtschaftlich vertretbaren Preis“, erklärt Christopher Schütz, Projektleiter bei ORDAT. Nur in der Logistik waren Anpassungen erforderlich, wie IT-Leiter Westhuis erklärt: „Jede Palette erhält bei uns eine Palettennummer. Und jede Lagerbewegung wird mithilfe von Barcodes protokolliert. Damit behalten wir die Chargen, die unser Lager verlassen, ständig im Blick.“ So erfüllt bekuplast die strengen Vorschriften der Lebensmittelbranche, nach denen alle eingesetzten Materialien zurückverfolgbar sein müssen – auch wenn es sich „nur“ um Transportbehälter handelt. Ebenfalls hinzugekommen ist die Anbindung des Produktionsleitstands. Über eine Schnittstelle werden Aufträge, die in Microsoft Dynamics AX geplant wurden, den Produktionsmaschinen übergeben. In umgekehrter Richtung gelangen Betriebs- und Maschinendaten in die Unternehmenssoftware.

Nutzen
Der Umstieg im Herbst 2009 lief exakt nach Plan. „Wir mussten aus der Not heraus die Software wechseln, ohne dabei unsere Prozesse zu opfern. Das ist dank der Flexibilität von Dynamics AX gelungen“, betont Michalik. Für ihn ist die neue Unternehmenssoftware in erster Linie eine Investition in die Zukunft: „Dank Dynamics AX können wir schneller reagieren: Bei neuen Anforderungen ändern wir oft selbst die Parameter und Einstellungen. Somit benötigten wir unseren Softwarepartner nur noch in Ausnahmefällen.“ Hierdurch wird bekuplast wesentlich flexibler, was sich vor allem beim Aufbau eigener Berichte zeigt. „Das Berichtswesen ist ausgesprochen umfangreich“, erklärt Westhuis. „Im Vergleich zu früher erhalten wir deutlich mehr Einblick in unsere Geschäftsprozesse. Vor allem Materialbewegungen sind jetzt besser nachzuvollziehen.“ Der gewonnene Spielraum ist so groß, dass es noch eine Weile dauern wird, bis man alle Möglichkeiten voll ausschöpfen kann, schätzt Westhuis. So lange will bekuplast nicht warten. Es ist bereits beschlossene Sache, das System weiter auszubauen: In absehbarer Zeit sollen ein Dokumentenmanagement und eine Lösung für das Qualitätsmanagement hinzukommen.