Lohnfertiger MESA nutzt Schnellkalkulation von ams

MESA, Spezialist für Laser- und Wasserstrahlschneiden aus dem thüringischen Schmalkalden, plant und steuert seine kundenspezifischen Aufträge über ams.erp. Ihre Eignung für die Lohnfertigung muss die integrierte Auftragsmanagementlösung bereits im Angebotswesen unter Beweis stellen. Hier hat MESAs Vertrieb tagtäglich die Aufgabe, in kürzester Zeit zahlreiche Angebote mit maximaler Treffsicherheit zu erstellen. Allein in diesem Jahr wird es voraussichtlich über 20.000 Angebotsköpfe mit mehr als 134.000 Positionen geben. Dies entspricht einem Tagesvolumen von 533 Positionen. Damit allen Interessenten innerhalb von 24 Stunden ein detailliertes Angebot vorliegt, muss das Auftragsmanagement so rasch wie möglich realistische Budgetwerte errechnen. Hierzu bietet ams.erp eine auf MESA zugeschnittene Schnellkalkulation, die den gesamten kaufmännischen Prozess in einer einzigen Maske unterstützt. Wie in einer Art Cockpit lassen sich Aufträge mit Bezug zu den Kundennummern anlegen, technisch spezifizieren, verbal beschreiben und bepreisen. Jedes spezifizierte Angebot dient gleichzeitig als Kopiervorlage für den Fertigungsauftrag.

Das Cockpit macht sich ein Spezifikum der Lohnfertigung zunutze: Da Lohnfertiger wie MESA vornehmlich Varianten fertigen, lassen sich deren Dienstleistungen und Produkte in einem Variantengenerator definieren. Dieser erlaubt es, die technische und preisliche Auslegung über eine vorstrukturierte Fragetechnik zu beschreiben. Einen zusätzlichen Nutzen bringt der Generator MESA dadurch, dass sich die Daten ähnlicher, bereits erstellter Angebote in neuen Angeboten replizieren und kundenspezifisch anpassen lassen. Auf diese Weise unterstützt das Auftragsmanagement die Wiederverwendung von Vorgehensweisen, auch wenn das spezifische Produkt rein auftragsbezogen gefertigt wird.

Gläserner Kunde
Hat der Interessent seine Kalkulation pünktlich erhalten, so startet MESAs Vertrieb am Tag darauf die Nachverfolgung. Kommt es dabei (noch) nicht zum Auftrag, erschließen die Thüringer sofort die Gründe dafür. Auf diese Weise erhält das Management detaillierte Auswertungen über nicht genutzte Chancen und über die Entscheidungswege seiner Kunden. Hierbei schlüsselt das Auftragsmanagement auch die Gründe für jeden entgangenen Auftrag auf, wodurch sich der Vertrieb weiter optimieren lässt.

Integriertes Dokumentenmanagement
Tag für Tag erstellt MESA rund 80 Angebote mit im Schnitt sieben Positionen. Jede Position trägt eine Bezeichnung oder eine Anforderung, für die Dokumente wie zum Beispiel Zeichnungen und Beschreibungen zu hinterlegen sind. Diese Dokumente landen in der Regel per E-Mail, zum Teil auch per Telefax oder per Post im Vertrieb. Vor der Einführung des Auftragsmanagementsystems wurden die Dokumente auf Papier an MESAs Mitarbeiter und externe Partner weitergeleitet. Ein Prozess, der mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden war und dabei nicht selten zu erheblichen Suchkosten führte. Um diese Kosten zu minimieren, entschied sich MESA, alle externen Dokumente zu scannen und direkt mit der Auftragsstückliste in ams.erp zu verbinden. Durch die automatisierte Dokumentenerfassung und -kennung konnte der Prozess deutlich verschlankt werden.