Optimiertes Produktinformationsmanagement erleichtert Datenverwaltung

Immer mehr mittelständische Unternehmen erschließen sich parallel zu ihrem Standard-Business zusätzliche Marktanteile über Webshops. Hierbei bleibt das Potential einer Integration des Produktinformationsmanagements in die Unternehmenssoftware oftmals noch ungenutzt. Die Vorteile einer solchen Integration sind beachtlich, denn das ERP ist der größtmögliche Informationspool zu Produkten und Leistungen innerhalb des Unternehmens. Produkttexte, Lagerbestände, Preise und Konditionen können im direkten Zugriff aus dem Datenbestand abgefragt werden. Einzig die Verarbeitung- und Aufbereitung der Daten sowie die Konvertierung in Zielformate für Webshops und Textsatzprogramme müssen bewerkstelligt werden. Tobias Zirzow, Vertriebsmitarbeiter der Industrial Application Software GmbH (IAS), nennt die zentralen Merkmale für ein in das ERP-System integriertes Produktinformationsmanagement (PIM).

1. Loslösung vom Zielmedium
Die Datenverarbeitung ist losgelöst von einem angesprochenen Zielmedium. Die verfügbaren Alternativen wie Produktkataloge, Webshops, Verkaufsplattformen oder Preislisten sind im Idealfall über die Dauer der Anwendung erweiterbar.

2. Individualisierte Verkaufstexte
Aus den im System vorhandenen Texten kann ein Grundstock für das textuelle Angebot im PIM gebildet werden. Somit müssen vorhandene Textkonserven nicht ex- und importiert werden, sondern stehen on the fly zur Verfügung.

3. Dynamische Datenübernahme
Systemische Inhalte aus anderen Modulen des ERPs lassen sich automatisch und damit dynamisch integrieren. Das altbekannte Problem der Datenübernahme in ERPs wird so gelöst und Redundanzen werden umgangen.

4. Einbindung multimedialer Inhalte
Das im ERP vorhandene Bildmaterial sowie die produktbezogenen Inhalte des Dokumentenmanagements stehen in einem integrierten Ansatz zur Weiterverwendung bereit. Auch Produktfilme, Audio-Files, Präsentationen und andere mediale Inhalte können ergänzend eingebunden werden.

5. Komplexe Strukturen übersichtlich abbilden
Da die Produkte und Leistungen innerhalb des ERP-Systems bereits strukturiert werden, ist eine grundsätzliche Neuorganisation innerhalb des PIMs nicht nötig, obgleich die Möglichkeit zur Änderung gegeben ist.

6. Hierarchieebenen durch Vererbung überbrücken
Durch die Vererbung werden Grundinformationen über mehrere Ebenen von Artikeln hinweg weitergegeben, wie zum Beispiel Produktgruppeninformationen mit Gültigkeiten für alle Bestandteile. Somit ist es möglich, entlang der hierarchischen Gliederung Informationen auf die Folgeglieder zu verteilen. Idealerweise kann auch hier bei Bedarf angepasst werden.

7. Vorgelagertes Beziehungskonzept für Webshops
Querverweise und Zusammengehörigkeiten zwischen Artikeln werden durch ein ausgeklügeltes Beziehungskonzept bereits vor der eigentlichen Shopebene gebildet. Eine Ersatzteilstückliste des ERPs kann ebenso die Grundlage sein wie eine Einkaufshistorie, die aus mehreren Perspektiven ähnliche Kunden, Produkte oder Kombinationen auswertet und vorschlägt.

8. Intuitive Nutzeroberfläche
Durch die Integration des PIMs in das ERP wird eine homogene Arbeitsoberfläche geschaffen, die im Arbeitsalltag einheitliche Handgriffe ermöglicht. Eine ergonomisch optimierte Nutzeroberfläche sorgt darüber hinaus für schnelleres und komfortableres Arbeiten mit der Anwendung, etwa durch Funktionen wie Drag and Drop.