Effizienter Datenaustausch im Handel
YAVEON ProE-SCM sorgt für die sichere Kommunikation bei Loer & Schäfer GmbH.
Loer & Schäfer aus Bad Wünnenberg, südlich von Paderborn, ist der Spezialist für Büroorganisation und Schulbedarf aus Kunststoff und Karton: Loer & Schäfer produziert alle Arten von Schnellheftern, Klarsichthüllen, Schreibunterlagen und Register, wie sie im Fachhandel für Büromaterial aber auch im Lebensmitteleinzelhandel, bei Discountern oder Drogeriemärkten unter Eigenmarken verkauft werden. Führend bei den Schreibunterlagen ist Loer & Schäfer ein mittelgroßer Anbieter, für den vor allem Aktionswaren und Sondereditionen kein Problem sind. Mit dem Gütesiegel „Made in Germany“ werden aus PVC, Polypropylen und Karton in den Fertigungslinien kundenbezogen die Artikel in unzähligen Varianten produziert, konfektioniert und verschickt.
Dabei hat Loer & Schäfer als Lieferant zahlreiche logistische Aufgaben zu lösen. Denn wenn der LKW am Hof ist, um die fertig etikettierte Ware an die Distributionsläger der Kunden zu liefern, muss alles griffbereit sein. „Viele unserer Artikel sind Saisonwaren, sodass wir oft weit im Voraus produzieren müssen, was dann in wenigen Tagen aus dem Lager an den Discounter oder Fachmarkt geliefert wird“, beschreibt David Thiele, Geschäftsleitungsmitglied für Organisation und IT zuständig, die typischen Herausforderungen.
Als bevorzugter Lieferant der Discounter tauscht Loer & Schäfer schon seit geraumer Zeit die Auftragsdaten und Rechnungen mit allen großen Einzelhandelsketten auf elektronischem Wege aus. Sie erhält Order-Daten und sendet die Rechnungsdaten im EANCOM-Format. Immer Mehr Handelsunternehmen fordern von Ihren Lieferanten, dass sie in der Lage sind am strukturierten elektronischen Datenaustausch teilzunehmen: Es wird zur Bedingung, um dauerhaft gelisteter Lieferant bleiben zu können. „So heiß wird die Suppe derzeit noch nicht gegessen. Aber es war doch wichtig für uns zu sehen, welchen Aufwand die Umstellung auf EDI für uns bedeutet“, sagt Thiele. „Dass der Aufwand so klein ausfiel, hat mich dann aber doch überrascht“, ergänzt Thiele.
Nach den ersten Recherchen und Referenzbesuchen sah es noch so aus, dass die Anbindung von Partnern über bekannte Konverter immer ein mühseliges Geschäft ist und bei jedem neu anzubindenden EDI-Partner Dienstleistungsaufwände anfallen.
Integration und Implementierung in nur einem Tag
Mit YAVEON ProE-SCM für Microsoft Dynamics ist das anders: Durch die vollständige Parametrierung innerhalb von NAV kann jetzt ein neuer Partner selbst in kurzer Zeit angebunden werden. Und auch neue Nachrichtenarten sind sehr schnell integriert. „Die gesamte Integration und Installation des Systems hat nur einen Tag gedauert, dann lief es bereits im Echtbetrieb mit einem Partner. Mit der Schulung beim Hersteller bin ich ausreichend qualifiziert, um die meisten Anpassungen selbst vornehmen zu können“, erläutert Thiele. Auch die Einbindung neuer EDI-Partner kann jetzt in den Fällen, wo die Nachrichtenart bereits eingerichtet ist, im Haus erledigt werden, da die speziellen Templates ganz leicht in der Maske parametriert werden können.
Im Piloten wurde die Anbindung zu EDEKA gemacht: Seit der Einführung von YAVEON ProE-SCM können die Rechnungen und Rechnungslisten an EDEKA problemlos im Hintergrund versendet und Orders automatisiert entgegengenommen werden. Die Auszeichnung der Paletten und die Erstellung der Frachtpapiere geschehen vollständig in NAV und lassen hier noch Spielraum für weitere Automatisierung der logistischen Prozesse. Heute reicht noch die NVE und ILN. In Zukunft wird das aber sicherlich noch viel genauer werden.
E-Mail-Versand und Workflownachrichten auf der gleichen Plattform
Angenehmer Nebeneffekt ist: YAVEON ProE-SCM bringt eine E-Mail-Versandschnittstelle mit. Rechnungen können auch an Kunden, die nicht im EDI-Format angebunden sind, dennoch elektronisch als pdf-Datei versendet werden. Auch hier ist es so, dass im Moment des Buchens das System die pdf-Datei automatisiert erstellt, an den eingestellten Empfänger mit den richtigen Verknüpfungen versendet und im Archivierungssystem ablegt. Das allein bringt schon eine Erleichterung für die Kolleginnen in der Buchhaltung, für die die wenig geliebten Tätigkeiten des Druckens und Briefe-Versendens entfallen. Als langjähriger Kenner von Microsoft Dynamics NAV ist David Thiele begeistert.
„Die Lösung ist sehr intelligent entwickelt, sodass alle Einstellungen ohne Programmierung durch Parameter gesetzt werden können, und überall auf die vorhandene NAV-Logik aufgesetzt wird. Es wird nirgendwo eine zusätzliche und unnötige Datenpflege verlangt. Das System ist dadurch extrem anpassbar und bietet auf einer durchgängigen Logik neben EDI auch Fax- und Emailversand.” Außerdem können alle Arten von Workflows eingerichtet werden. Es gibt hier praktisch keine Begrenzungen außer durch die allgemeine Logik gesetzte. „Für mich ist klar: Wer Microsoft Dynamics NAV im Einsatz hat und EDI einbinden will, kann YAVEON ProE-SCM unbesehen kaufen. Es ist die richtige Lösung für diese Fragestellung“, stellt David Thiele fest.
