Geschäftsprozesse über Grenzen hinweg immer im Blick

Rund 40.000 Medizinprodukte hat die Biomedica Gruppe mit Hauptsitz in Wien und mehreren Niederlassungen in Zentraleuropa im Portfolio. Auf das Angebot greifen Kunden aus der ganzen Welt zurück: Mediziner und medizinisches Fachpersonal, aber auch Kunden der In-vitro-Diagnostik, der Veterinär- und Lebensmitteldiagnostik sowie der Life-Science- und Pharmaindustrie. Um jederzeit den Überblick über Wareneingänge und -ausgänge sowie die Kosten zu haben, setzt die Biomedica Gruppe auf Exact Globe von Exact. Mit der ERP-Lösung steuert sie die Vertriebsprozesse über sämtliche Standorte hinweg sowohl im In- als auch im Ausland: von der Logistik und Lagerverwaltung über den Vertrieb, die Buchhaltung, das Rechnungswesen und das Reporting.

Dabei läuft das ERP-System auf dem Server des Mutterkonzerns in Wien. Die einzelnen Niederlassungen greifen alle auf dieses System zu – die Zentralisierung der IT-Infrastruktur ist für das Unternehmen eine große Kostenersparnis. Hinzu kommt, dass nicht jede einzelne Niederlassung eine große IT-Mannschaft benötigt. Weiterer Vorteil: weniger Aufwand beim Datenaustausch. Auf Knopfdruck hat die Konzernverwaltung sämtliche Daten aus allen Niederlassungen und behält so jederzeit den Überblick. Hinzu kommt: Produktveränderungen wie Preise, Mengen, Gewicht, Ablaufdaten oder Lognummern lassen sich im Mutterkonzern ändern, und diese Änderungen werden automatisch an alle Niederlassungen weitergegeben. So spielt Biomedica beispielsweise wöchentlich neue Preise in die Datenbank ein. Vor der Einführung von Exact Globe wurden diese Änderungen in Form von Excellisten an jede einzelne Niederlassung per E-Mail geschickt. Dort mussten sie in die lokalen Systeme eingepflegt werden – ein sehr aufwendiger Prozess. Jetzt ist es deutlich einfacher: Sämtliche Niederlassungen erhalten die neuen Preise automatisch, ohne sie selbst eingeben zu müssen. Dadurch sind alle Standorte immer auf dem neuesten Stand. Abgleichen und Nachprüfen von Daten gehören der Vergangenheit an – ein Punkt, der bei der Auswahl von Exact Globe eine große Rolle gespielt hat. Weiteres Kriterium war die klare Struktur der Lösung. Dazu Prof. Dr. Wolfgang Woloszczuk, Geschäftsführer Biomedica Gruppe: „Exact Globe ist relativ unkompliziert. Sowohl von der Bedienung her als auch vom Aufbau. Das macht den Umgang mit der Software sehr einfach. Hinzu kommt, dass die Lösung schön schlank ist: Es gibt keine überflüssigen Funktionen, keine unnötig bunten Oberflächen; alles ist klar strukturiert.“ Neben der Benutzerfreundlichkeit sorgt die lokale Konfiguration von Exact Globe für jede Niederlassung für eine hohe Akzeptanz unter den Angestellten. So arbeitet jeder Standort mit einer eigenen Oberfläche, die die jeweilige Landessprache und -währung, das nationale Banksystem und di e nationalen Gesetzgebungen berücksichtigt.

Herausforderung Warenwirtschaft und Logistik
Der Vertrieb der Medizinprodukte erfolgt bei der Biomedica Gruppe über Konsignationslager, das heißt, die Ware befindet sich in Lagern bei den potenziellen Verwendern – beispielsweise in Krankenhäusern –, gehört aber bis zu ihrer Entnahme der Biomedica. Ein Beispiel: Entnimmt ein Krankenhaus aus einem Konsignationslager eine Herzklappe, wird ein Mitarbeiter über Exact Globe darüber informiert. Nun stößt dieser Mitarbeiter im System die Rechnungserstellung an, gleichzeitig wird automatisch eine Herzklappe nachbestellt, sodass die Gesamtzahl im Konsignationslager wieder stimmt. Exact Globe zeigt außerdem an, in welchem Lager das Ersatzprodukt verfügbar ist und geliefert werden kann. Die Lieferung erfolgt schnell und unkompliziert. Vor dem Einsatz von Exact Globe waren diese Vorgänge sehr viel aufwendiger: Lieferscheine mussten ausgefüllt und an die Zentrale in Wien geschickt werden. Dort wurden sie kontrolliert, bestätigt und zurückgeschickt, weitere Lieferscheine gingen an die Lager, aus denen die Ersatzprodukte kamen – ein ewiges Hin und Her. Die Vielzahl an externen Konsignationslagern mit jeweils unterschiedlicher Bestückung, verschiedenen Lognummern und Ablaufdaten erfordert im Konzern eine genaue Übersicht über die Ware. Bei jedem einzelnen Produkt muss zurückverfolgt werden können: Wann wurde es geliefert? An wen wurde es ausgeliefert? Wurde es zurückgeliefert und wenn ja, wann? Die Daten dazu sind alle im ERP-System eingegeben und einsichtbar. Eine weitere Besonderheit bei der Biomedica Gruppe: Ein Teil der Medizinprodukte wird erst auf Kundenwunsch bestellt. In diesem Fall muss die Rechnungslegung bereits mit der Bestellung erfolgen. Diese sehr speziellen Abläufe und Prozesse sind in vielen ERP-Programmen nicht vorgesehen – anders bei Exact. Dazu Prof. Dr. Woloszczuk: „Durch unser Konsignationslager funktionieren die Abläufe bei uns anders als in anderen Unternehmen. Das haben die Berater von Exact verstanden und Exact Globe entsprechend unseren Bedürfnissen angepasst. Dieses Verständnis sowohl von der EDV als auch von unseren internen Abläufen macht Exact einzigartig.“ Der Rollout von Exact Globe erfolgte über die sogenannte Blueprintmethode: Hier wurde als erster Schritt eine Prozessvorlage, die sogenannte Blaupause erstellt. Anhand dieser wurde zunächst das System im Mutterkonzern in Wien eingespielt. Dazu gehören folgende Schritte: anpassen der Software an Schnittstellen, Datenbanken einrichten, typische Prozesse und Workflows abbilden. Im Anschluss wurde diese Blaupause mit den notwendigen Anpassungen auf die einzelnen Niederlassungen in Polen, Tschechien, der Slowakei, Ungarn und Rumänien übertragen. Die Einführung dauerte knapp ein Jahr.

Einheitliches Reporting aus allen Niederlassungen
Mit Einführung von Exact Globe konnte die Biomedica Gruppe zudem ihre Geschäftsprozesse in allen angeschlossenen Standorten standardisieren. Dadurch wurde die Steuerung des Unternehmens stark vereinfacht. Ein einheitliches Reporting sowie aktuelle Kennzahlen aus den Niederlassungen ermöglichen es dem Management der Biomedica Gruppe, das Unternehmen noch besser auszusteuern und mögliche finanzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen. Beim Reporting greift die Biomedica Gruppe auf die Standardreports aus Exact Globe zurück und setzt bei Extraanfragen auf spezielle SQL-Abfragen. Die Möglichkeit, Daten direkt aus den SQL-Zugängen zu bearbeiten, sieht Prof. Dr. Woloszczuk als großen Vorteil: „Die Stärke von Exact Globe ist das standardisierte Programm, aber auch die Möglichkeit, Daten direkt über den SQL-Zugang anzugehen. Diese beiden Zugänge ergänzen sich optimal und ermöglichen es uns, Abfragen zu machen, für die es keine Tools gibt.“ So fragt die Biomedica Gruppe beispielsweise über den SQL-Zugang ab, wie viel Stück von einem bestimmten Produkt mit welchem Deckungsbeitrag in einem bestimmten Bereich von sämtlichen Töchtern und in Österreich verkauft worden sind. Exact Globe hat ein besonders stark ausgeprägtes, integriertes Dokumentenmanagement-System, das workflowbasierte Unternehmensprozesse in Echtzeit abbildet. „Echtzeitdaten sind meine Liebe“, so Prof. Dr. Woloszczuk. „Ich habe jederzeit Zugriff auf die Daten und einen Überblick darüber, was in den anderen Niederlassungen passiert. Und das ganz ohne Papierkram.“