Topf Baubeschlag führt eNVenta ERP ein

Das norddeutsche Großhandelsunternehmen Johannes Topf Baubeschlag GmbH hat die Unternehmenssoftware eNVenta ERP eingeführt. Die 63 Mitarbeiter profitieren beispielsweise von effektiveren Prozessen im Bestellwesen und dem elektronischen Datenaustausch mit Lieferanten.

Die Firma Topf Baubeschläge arbeitet seit dem 1. Januar 2013 mit der Unternehmenssoftware eNVenta ERP von Nissen & Velten. Das im Jahr 1835 gegründete Großhandelsunternehmen verfügt neben dem Stammhaus im schleswig-holsteinischen Husum über Niederlassungen in Itzehoe und seit dem 1. März 2013 auch in Glinde direkt an der Stadtgrenze Hamburgs. Typische Kundengruppen sind etwa Tischler, Zimmerer, Fenster- und Türenbauer sowie Trockenbauer, welche gerne auf die breiten Produktsortimente in den Bereichen Baubeschläge, Montage- und Dichtungstechnik sowie Lacke, Eisenwaren und Werkzeuge zurückgreifen.

Als sich abzeichnete, dass die im Einsatz befindliche Unternehmenssoftware das Ende ihres Lebenszyklus erreichen würde, initiierte Geschäftsführer Rickmer Topf gemeinsam mit dem befreundeten Freiburger Unternehmen Beschläge Koch die Suche nach einem neuen ERP-System. Gewünscht waren dabei Modernität und Zukunftsfähigkeit, aber auch effizientere Prozesse und nicht zuletzt ein optimierter Daten- und Informationsaustausch mit Herstellern und Lieferanten. Die tiefe Integration eines Webshop stand ebenfalls im Pflichtenheft, welches das Projektteam mit Hilfe von Mitarbeiterbefragungen erarbeitet hatte. Schließlich machte die Unternehmenssoftware eNVenta ERP das Rennen, mit der die 63 Mitarbeiter der Firma Topf heute arbeiten.

Durchgehende Prozesse
Nutzen zieht das Unternehmen beispielsweise aus dem automatischen Bestellwesen der Unternehmenssoftware. Dieses automatisiert die Beschaffung aller Artikel, für die das Reichweiten-Verfahren sinnvolle Informationen liefert. Sehr gut kommt im Unternehmen auch der Verfahrensablauf von Sonderbestellungen an, also von kundenspezifischer Beschaffungsware, für die eine Lagerhaltung nicht sinnvoll ist. Im neuen ERP-System entspricht der integrierte Workflow weitgehend der „normalen“ Bestellung und läuft entsprechend reibungslos. So sind bereits im Webshop Datensätze der Lieferanten von Sonderbestellungen hinterlegt. Bestellung, Warenfluss und Preisfindung sind entsprechend einfach zu organisieren, was in der alten Software nur mit umständlichen Arbeitsschritten und Medienbrüchen möglich war. Deutlich komfortabler ist heute auch das Handling von Retouren und Gutschriften. Hier werden alle Prozesse in eNVenta vom ursprünglichen Lieferschein abgeleitet, sodass eine einfache Rückabwicklung möglich ist.

Datenaustausch mit dem E/D/E
Im Rahmen des Projekts hat die Firma Topf auch ihren 40.000 Artikel umfassenden Webshop auf der Basis des Multishop, der E-Commerce-Lösung des E/D/E – Einkaufsbüro Deutscher Eisenhändler, neu aufgesetzt und per Schnittstelle mit dem ERP-System verknüpft. In den kommenden Wochen wird auch der elektronische Datenaustausch mit dem E/D/E, mit Hilfe der entsprechenden eNVenta ERP-Schnittstelle implementiert. Bestellungen, Lieferbestätigungen und Rechnungen werden dann rein elektronisch ausgetauscht.

Rickmer Topf, Geschäftsführer der Johannes Topf Baubeschlag GmbH, sagt über seine neue ERP-Lösung: „Der Funktionsumfang von eNVenta ERP ist sehr mächtig. Das System ist komplex, zum Teil aber sogar genial.“ Für das Unternehmen sei die Einführung des neuen ERP-Systems eine Herausforderung gewesen, die man erfolgreich gemeistert habe, und zugleich ein wichtiger, notwendiger Schritt in die Zukunft.