ERP-Software optimiert Prozesse des größten Farben- und Lackproduzenten im Süden Österreichs

Bis ins Jahr 2003 arbeitete die Henelit Lackfabrik GmbH mit einer auf der ERP-Software Comet basierenden selbst entwickelten Unternehmens-IT. Da Comet nicht mehr weiterentwickelt wurde, machte man sich auf die Suche nach einem neuen System, das zentral gewartet, zukunftsfähig, leicht zu individualisieren und mehrsprachig sein sollte. Die abas-Business-Software erfüllte die Anforderungen und wurde 2003/2004 vom Wiener Systemhaus Nittmann & Pekoll implementiert. Seither ist die Liefertreue, Transparenz und Auskunftsfähigkeit der Kärntner Lackproduzenten gestiegen. Die Software optimiert auch kontinuierlich die Produktion, wodurch der Lagerbestand reduziert und Fertigungsprozesse beschleunigt werden konnten.

Software soll Unternehmensentwicklung unterstützen
Gegründet in den späten 40er Jahren des vergangenen Jahrhunderts, ist Henelit Lackfabrik GmbH heute mit Niederlassungen in allen österreichischen Bundesländern, drei Auslandstöchtern in Slowenien, Kroatien und Ungarn und mehr als 180 Mitarbeitern der größte Hersteller von Farben und Lacken für den Holz- und Metallschutz im südlichen Österreich. Bis ins Jahr 2003 hatten die Villacher ein eigenentwickeltes, auf der Standardsoftware Comet basierendes ERP-System im Einsatz, mit dem man die Jahr 2000 und EURO Umstellung bewältigte. Dann wurde der Support für das System eingestellt. Handlungsbedarf stellte sich ein. Henelit EDV-Leiter Peter Kalsberger erinnert sich: „Die zukünftige Entwicklung unseres Unternehmens war in der damaligen Unternehmenssoftware nicht mehr abzubilden. Unsere vielen individuellen Anpassungen des Systems machten eine Wartung nahezu unmöglich. Daher wollten wir auf ein Standard ERP-System umsteigen, das sich flexibel auf unsere Belange customizen lässt und das durch permanente Weiterentwicklung unsere zukünftige Unternehmensentwicklung aktiv begleiten kann.“

15 Systeme könnten „passen“
Zur Evaluierung der neuen Software erstellte ein aus den Henelit-Key-Usern und der Geschäftsführung bestehendes Auswahlteam ein Anforderungsprofil. Darin enthalten war unter anderem eine Beschreibung des IST-Zustands der damaligen Unternehmens-IT, die Zielsetzung der Migration, sowie allgemeine und auf die einzelnen Abteilungen heruntergebrochene Anforderungen. In Fachzeitschriften, im Internet und auf Messen identifizierte man 15 Anbieter, die das Profil zugeschickt bekamen. Auch eine grobe Kostenschätzung wurde gefordert. Peter Kalsberger: „Nach Sichtung der Rückläufe definierten wir eine aus 10 Anbietern bestehende „Short-List“. Mit den Anbietern auf der Liste sprachen wir unsere Anforderungen nochmals durch. 5 Systeme schafften es danach in die nächste Runde und wurden zu Präsentationen nach Villach eingeladen. Um möglichst Vergleichbarkeit herzustellen, gaben wir ein Szenarium für die Präsentationen vor. Wir wollten einen Produktionsablauf zur Fertigung einer Charge abgebildet sehen und das anschließendeAbfüllen in einzelne Verkaufsgebinde.“ Die verbliebenen Software-Pakete wurden vom Auswahlteam anhand einer Checkliste bewertet. Im nächsten Schritt verkleinerte sich die Anbieterzahl auf 3. Das Auswahlteam telefonierte jetzt Referenzlisten der verbliebenen Anbieter ab. Auch der eine oder andere Referenzanwender wurde besucht. „Es kam mir „Spanisch“ vor, dass alle abas-Referenzen die Updatefähigkeit des Systems so hervorhoben. Auch die durch die Bank überdurchschnittliche Kundenzufriedenheit der abas-Anwender irritierte mich anfangs,“ fasst Henelit IT-Leiter Kalsberger den Auswahlprozess zusammen. „Heute kann ich die Aussagen zur Zufriedenheit verstehen, die Flexibilität und Updatefähigkeit der Software begeistern uns heute ebenfalls.“ Am Ende des Auswahlprozesses gab es ein klares Votum zugunsten der abas-Business-Software. Neben der Flexibilität und der trotz Anpassungen jederzeit gegebenen Updatefähigkeit beeindruckte vor allem die Kompetenz der Mitarbeiter von Nittmann & Pekoll.

Sichere Software-Einführung
Bei der Einführung des neuen Systems hielt sich der österreichische abas-Partner nah an den Standard. Dabei wurden die Key-User schon zu einem frühen Zeitpunkt in einem eigens zu diesem Zweck aufgesetzten Schulungssystem mit der abas-Business-Software vertraut gemacht. Vorteil dieser Vorgehensweise: Sowohl die Key-User bei Henelit als auch die Projektmitarbeiter von Nittmann & Pekoll sprechen die gleiche Sprache. Am 31.12.2003 schaltete man die alte Software ab und ging mit der Neuen am 2.1.2004 in den Echtbetrieb. Die Datenübernahme hat dabei reibungslos funktioniert, es wurden ausschließlich Stammdaten übernommen. Die Migration ging in zwei Schritten vonstatten. Man probierte zuerst in einem Testsystem mit Echtdaten aus, ob alles funktioniert. Danach wurde die Installation kopiert und gestartet. Um bei Bedarf schnell eingreifen zu können, begleiteten zwei Mitarbeiter von Nittmann & Pekoll den Echtstart der Software vor Ort. Alles verlief reibungslos. „Die User“, resümiert Peter Kalsberger, „haben ca. 14 Tage gebraucht, um sich mit den neuen Prozessen vertraut zu machen. Rechnungen und Lieferscheine konnten aber schon am ersten Tag geschrieben werden.“

Flexibilität unterstützt den kontinuierlichen Verbesserungsprozess
Nach der Standard nahen Einführung und erfolgtem „Go Live“, folgte jetzt eine Phase weiterer Anpassungen und Modifikationen. Peter Kalsberger: „Das geniale an der abas-Business-Software ist, dass ich mich bei der Einführung des Systems beim Modellieren der Prozesse oder dem Anpassen der Software nicht festlegen muss. Zu jeder Zeit können in abas-ERP hinterlegte Modifikationen wieder verändert werden. Im Laufe der Jahre konnte so unser kontinuierlicher Verbesserungsprozess optimal begleitet werden.“ Als erstes passte Henelit Auswertungen und spezifische Formulare wie Einzelrechnungen, Monatsrechnungen oder Sammelrechnungen an. Henelit erzeugt die Rechnungen via Virtual Private Network (VPN). Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Auslieferungslager der Lieferschein erstellt wird. Der Standort ist „quasi“ der Client, der über VPN mit dem Terminalserver in Villach verbunden ist. Je nach Bedarf können auf diese Weise Rechnungen auch sofort erstellt werden.

Immer das richtige Rezept
In der Produktion verwaltet die abas-Business-Software Prüfparameter pro Charge und wertet diese aus. Die Rezepte zur Herstellung der verschiedenen Farben und Lacke werden in Stücklisten abgebildet und im ERP-System verwaltet. EDV-Leiter Kalsberger: „Alle Rohstoffe inklusive der Zusammensetzung der Lösungsmittel sind in abas-ERP hinterlegt. Das ist wichtig für uns, da manche unserer Kunden bei Behörden eine Lösungsmittelbilanz vorlegen müssen.“ Henelit disponiert auch mit der abas-Business-Software. Beispielsweise werden so Meldemengen für den Einkauf generiert oder Bedarfe pro Rezeptur für die Lagerware ermittelt. „Wir fertigen immer in möglichst großen Mengen,“ erklärt Peter Kalsberger: „dazu ist es wichtig, die entsprechenden Mindestbestandsmengen zu ermitteln ab denen eine entsprechende Charge produziert werden kann. Wird bei einem Verkaufsartikel die Meldemenge erreicht, überprüft die abas-Disposition gleichzeitig auch den Bestand von ähnlichen Produkten. Dadurch haben wir eine Entscheidungsgrundlage, ob diese Produkte ebenfalls nachproduziert werden sollen.“

Kundenindividuelle Konditionen
Für den Verkauf hat Henelit eine eigene Preisfindung in der Software abgebildet. Kundenindividuelle Rabatte und Sonderaktionen werden damit schnell und sicher verwaltet. Die Preisfindung steht an allen Henelit-Standorten zur Verfügung.

Realisierter Nutzen
Seit Einführung der abas-Business-Software ist die Transparenz und Auskunftsfähigkeit bei Henelit deutlich gestiegen. Durch die vielfältigen Auswertungen, die die Standardsoftware liefert, konnte der Lagerbestand deutlich reduziert werden. „Wir sind mit abas-ERP mittlerweile fast in der Lage „Just in time“ zu produzieren,“ freut sich IT-Leiter Kalsberger: „Im Vergleich mit unserer alten Lösung stehen nun wesentlich mehr Auswertungen und Informationen zur Verfügung.“ Auch die Akzeptanz der Business-Software bei den Endanwendern ist Jahr für Jahr gestiegen. Mitarbeiter können Verbesserungsvorschläge machen, die sich dank der Flexibilität der Software problemlos im System abbilden lassen. „Nicht ob eine Anpassung gemacht werden kann steht bei den Kolleginnen und Kollegen im Vordergrund, sondern „bis wann“ die entsprechende Änderung durchgeführt wird. abas-ERP ist ein tolles System – diese Aussage aus dem Mund unseres Meisters ist ebenfalls ein Beleg für die Akzeptanz in unserem Unternehmen,“ führt ein sichtlich zufriedener EDV-Leiter Kalsberger weiter aus, und: „Mittlerweile ist der Integrationsgrad der Anwendung sehr hoch. Doppeleingaben gibt es nicht mehr. Wir sparen viel Zeit und auch Fehler, die früher beim Übertragen von einer Insellösung zur Anderen passierten, haben sich auf „Null“ reduziert. abas-ERP läuft unter Linux, ein sehr stabiles und performantes Betriebssystem. Dadurch hat sich die Administrierbarkeit unserer Unternehmens-IT deutlich vereinfacht.“ Henelit hat seit Echtstart der Software den Umsatz deutlich gesteigert, arbeitet aber immer noch mit der gleichen Mitarbeiteranzahl in der Verwaltung. Dies alles konnte nur durch stetiges Optimieren der Prozesse realisiert werden.

Option Internationalität
Henelit-Geschäftsführer Mag. Klaus Grüninger sieht weitere Vorteile, die durch den Einsatz von abas-ERP realisiert wurden: „Vor abas-ERP hatten wir ein stark individualisiertes System. Bei der Pflege waren wir von dem Wissen weniger Personen abhängig. Wartung und Releasefähigkeit waren durch die vielen Modifikationen nicht mehr möglich. Das ist bei der abas-Business-Software anders. Obwohl wir auch hier viele Anpassungen vorgenommen haben, ist die Software innerhalb nur eines Wochenendes upgedated. Fantastisch, wenn ich das mit anderen Systemen vergleiche. Auch das Netzwerk von abas-Partnern auf der ganzen Welt bedeutet Investitionssicherheit für uns. Wir sind Stand heute mit Auslandstöchtern in Slowenien, Kroatien und Ungarn vertreten. Wenn wir uns beispielsweise in zwei, drei Jahren entscheiden, in ein weiteres Land zu gehen, ist es gut zu wissen, dass unser Software-Hersteller bereits vor Ort ist.“

Viele Ideen
Henelit hat über Workbenches GuV-Vergleiche in der Software abgebildet. Diese stehen in der aktuellen Version der abas-Business-Software jetzt im Standard zur Verfügung. „Wir haben bei unserem Software-Partner vor ein bis zwei Jahren angeregt, unseren GuVVergleich in den Standard mit aufnehmen zu lassen. Dies ist jetzt geschehen. Genau wie wir ist ABAS ebenfalls mittelständisch geprägt. Es gibt für Anwender vielfältige Möglichkeiten und Plattformen mit dem Softwarehersteller in Kontakt zu treten und wie bei dem GuVVergleich geschehen, auch etwas zu bewegen,“ begeistert sich IT-Leiter Kalsberger. Als Resümee der Zeit mit abas-ERP zieht er folgende Zwischenbilanz: „Wir konnten bisher alle Ziele, die wir im Zusammenhang mit unserem ERP-System definiert hatten erreichen. Ich bin im Bezug auf abas-ERP mehr denn je davon überzeugt, die richtige Entscheidung getroffen zu haben.“