Ein ERP verwaltet sowohl Prozesse, die die Wertschöpfung unterstützen, also Vertriebs-Produktions und Einkaufsprozesse, als auch Prozesse, die das Management und den Support unterstützen ( z.B. Finanzplanung, Qualitätsmanagement u.ä.).
Die Anschaffung einer ERP-Software verlangt vom Unternehmen einige Vorbereitungen. So sollte z.B. unbedingt ein Lastenheft – auch Anforderungsspezifikation genannt – bzw. der englische Fachausdruck eine „Software Requirements Specification (SRS)“ erstellt werden. Häufig wird zusätzlich ein konkreteres Pflichtenheft geschrieben.
TIPP 1: Um die Akzeptanz der neuen Software durch die Mitarbeiter zu erhöhen, sollte man die größten Kritiker mit ins Team einbeziehen, das mit der Vorbereitung der Kaufentscheidung betraut wird. D.h. auch schon bei der Erstellung eines Pflichtenhefts sollten kritische User involviert werden. Diese psychologische Vorgehensweise zahlt sich aus: wer vorher mitreden kann, kann hinterher nicht meckern.
TIPP 2: Wie beim Wunschzettel an den Weihnachtsmann entstehen auch beim ERP-Pflichtenheft im Laufe der Zeit immer mehr Wünsche. Jeder Abteilung fällt noch etwas ein, das man unbedingt braucht. Der TIPP lautet: notieren Sie von Anfang an, hinter jedem Feature ob es unerlässlich ist oder ob es „nice to have is“. Manche Funktionalitäten sind auch nicht direkt bei der Einführung erforderlich, sondern können auf etwas später, wenn z.B. eine Unternehmenserweiterung stattgefunden hat, verschoben werden.
TIPP 3: Das Pflichtenheft hilft Ihnen Ihr Budget im Auge zu behalten. Bedenken Sie, dass jede Anpassung einer Software sich auf das Budget auswirkt.
TIPP 4: Die Erstellung eines Pflichtenhefts und das Einholen der ersten Informationen ist eine Aufgabe, die sich ausgezeichnet an Praktikanten (Diplomanden) delegieren lässt. So vereinen sie zwei Vorteile: Diplomanden lernen das Unternehmen besser kennen und Ihre Mitarbeiter kostet das Erstellen des Pflichtenheftes keine zusätzliche Zeit.
Ist ein Pflichtenheft eigentlich unbedingt nötig?
Die Erstellung eines Pflichtenheftes ist eine nötige, manchmal etwas zeitraubende, aber durchaus nützliche Pflichtübung. Zwar ist es streng genommen, beim heutigen Stand der Informationstechnologie nicht mehr so zwingend notwendig wie früher, aber im Rahmen der Bewusstwerdung erfüllt es noch immer seine Funktion.
Früher, in den sechziger Jahren des 20. Jahrhunderts, als es noch keine Standard ERP-Software im heutige Sinne gab, mussten die Mitarbeiter eines Unternehmens, das sich z. B. bei der Produktion von einem Rechnerprogramm unterstützen lassen wollte, auf Schablonen für Hollerith-Lochkarten markieren, welche Funktionen man benötigte. Davon haben wir uns inzwischen weit entfernt.
Die heutige ERP-Standard-Software hält für viele Einsatzbereiche Module bereit. Heutzutage geht es darum, zu überprüfen, ob ein ERP-Hersteller im Hinblick auf die (branche-) spezifischen Anforderungen die entsprechenden Features (Module) liefern kann.
Wie wichtig sind Branchenaspekte?
Neben der Grobeinteilung: Produktionsbetriebe-Handelsunternehmen und Dienstleister, gibt es auf Branchen spezialisierte ERP-Hersteller und daher sollte das Pflichtenheft detailliert erfassen, was genau von einer Software erwartet wird.
Es gibt zum Beispiel viele Fertigungsbetriebe, aber nicht jeder Fertiger kann jedes ERP verwenden. Ein Anlagenbauer benötigt eine andere Software als ein Prozessfertiger. Beispielhaft seien hier nur einige Fragen genannt, die bei der Anschaffung eines ERP gestellt werden und deren Antworten idealerweise im Pflichtenheft stehen sollten: Ist die Produktion ausgelagert? Benötigt man eine Projektverwaltung? Wie erfolgt die Distribution und Lagerverwaltung? Ist die Chargenrückverfolgbarkeit erfasst etc. etc.
Branchenspezifisches oder universelles ERP?
Neben den branchenspezifischen ERP-Lösungen gibt es auch sehr viel universelle ERP-Software, die sich ideal einsetzen lässt. Im Grunde ist es eine Grundsatzfrage und die Erstellung eines Pflichtenhefts kann zur Entscheidung beitragen.
Neue Entwicklungen?
Daneben sollte Unternehmen beim Zusammenstellen des Pflichtenhefts auch versuchen zukünftige Entwicklungen zu antizipieren.
Ein Hersteller der zusätzlich zu seinen bisherigen Vertriebskanälen plant, selbst einen Online-Shop zu betreiben, sollte bei der Wahl seines ERP auch diesen Aspekt berücksichtigen.
Nachfolgend haben wir die einzelnen „Features“, die ein ERP enthalten kann als Anregung für Sie aufgezählt. Die Aufzählung ist nicht erschöpfend und es bedeutet auch nicht, dass alle am Markt vertretenen ERP-Hersteller in ihren Produkten jeweils alle Features anbieten.