Digitale Personalakte verringert Verwaltungsaufwand beim Onlinereisebüro

Volle Aktenschränke, aufwendige Ablage, mühsame Recherche – in der Personalverwaltung der Kreuzfahrtberater GmbH gehört das der Vergangenheit an. Das Reisebüro hat seine Papierakten durch die Digitale Personalakte von HS – Hamburger Software ersetzt.

Ob Fluss oder Meer: Urlaub auf dem Wasser ist „in“. Dementsprechend groß und für Laien schwer überschaubar ist die Fülle an Kreuzfahrtangeboten. Das Onlinereisebüro Kreuzfahrtberater.de bringt Angebot und Nachfrage zusammen. „Wir gelten im deutschsprachigen Raum als einer der führenden Kreuzfahrtspezialisten. Jährlich vermitteln wir mehr als 150.000 Reisen“, sagt Andreas Köster-Clobes, Gründer und geschäftsführender Gesellschafter des in Ahrensburg bei Hamburg ansässigen Unternehmens. Prinzipiell können die Kreuzfahrten auf der Website des Reisebüros gleich gebucht werden.

Viele Interessenten wünschen laut Touristikprofi Köster-Clobes jedoch eine persönliche Beratung. Mit der Kundenanzahl ist daher auch der Personalbedarf des Dienstleisters gestiegen: „Als wir im Jahr 2003 starteten, hatten wir zwei Beschäftigte. Heute sind es 50 Mitarbeiter – und wir wachsen weiter“, so der Geschäftsführer.

Hoher Aufwand durch papiergebundene Aktenhaltung
Vor allem für die Personalverwaltung stellte das rasche Unternehmenswachstum noch vor kurzem eine organisatorische Herausforderung dar. Die papiergebundene Archivierung und Verwaltung der Personalakten nahm immer mehr Raum in Anspruch und kostete Zeit. „Über kurz oder lang hätten wir wohl nur noch mit einem hohen personellen und finanziellen Aufwand den Überblick behalten“, meint Andreas Köster-Clobes. Deshalb habe man sich nach einer elektronischen Lösung umgesehen. Die Wahl fiel auf die Digitale Personalakte von HS – Hamburger Software.

Schnelle Einführung der Software
Ein Mitarbeiter des ERP-Software-Herstellers installierte die Digitale Personalakte im Frühjahr dieses Jahres und verknüpfte sie über eine Schnittstelle mit der Lohnsoftware des Reisebüros. Anschließend machte er die Anwenderinnen mit den grundlegenden Funktionen der Lösung vertraut. „Für den gesamten Einführungsprozess wurden uns zwei Projekttage in Rechnung gestellt“, berichtet der Geschäftsführer. Die Bestandsakten hatte das Reisebüro derweil mit Hilfe eines spezialisierten Scan-Dienstleisters digitalisiert. Auch hier habe HS das Unternehmen im Zuge der Vorbereitungen beraten und unterstützt.

Effizientere Abläufe dank Digitalisierung
„Die Entscheidung für die Digitale Personalakte ist richtig und wichtig gewesen“, sagt Andreas Köster-Clobes. Der Verwaltungsaufwand sei seitdem deutlich gesunken, zugleich habe sich der Informationsfluss verbessert. Anstatt die Personalakten händisch weiterzureichen, können die Berechtigten nun bei Bedarf gleichzeitig darauf zugreifen. Alle Informationen bleiben dabei im elektronischen Archiv. Die Suchfunktionen der Software erleichtern zudem die Aktenrecherche und verkürzen die Informationswege. „Reichlich Arbeitszeit sparen wir auch durch die automatische Verschlagwortung und Archivierung der personalrelevanten Unterlagen aus unserer Lohnabrechnung“, berichtet der Geschäftsführer. „Unterm Strich verschafft uns die elektronische Lösung genau die freien Kapazitäten, die bisher für wichtige Aufgaben wie die Personalentwicklung fehlten.“ Dies sei ein wichtiger Baustein für die künftige Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. „Auch auf der Kostenseite ist aus unserer Sicht alles im grünen Bereich“, sagt der Unternehmer. „Angesichts der überschaubaren Kosten für die Einführung und Miete der Software gehen wir davon aus, dass sich unsere Investition schnell amortisieren wird.“