IT & Business 2014: Asseco Solutions präsentiert neue Projektverwaltung

Maschinen- und Anlagenbauer sowie Dienstleister denken, planen und steuern weniger in Prozessen als in Projekten. Denn ihre Angebote und Leistungen sind „im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet“, wie es in der entsprechenden DIN-Norm heißt. Damit die Projektverwaltung aber als zentrales Arbeits- und Steuerungsinstrument dienen kann, darf sie nicht nur unstrukturierte Informationen wie Aufgabenbeschreibungen oder Verträge enthalten. Vielmehr müssen auch sämtliche Daten zu Kosten oder Ressourcen stets aktuell zur Verfügung stehen – und somit betriebswirtschaftlich relevante Informationen nahtlos in die Projektplanung integriert sein. Genau das leistet das Projektverwaltungsmodul von APplus, dessen neueste Version 6.1 die Asseco Solutions exklusiv zur IT & Business vom 8. bis zum 10. Oktober in Stuttgart auf ihrem Stand in Halle 4, Nr. D01 vorstellt.

Gerade für mittelständische Unternehmen – der Hauptzielgruppe Assecos – ist eine nahtlose Integration von Finanzmanagement und Projektplanung ein zentraler Faktor für einen effizienten Betrieb. Nicht selten zeichnen sich mittelständische Projekte durch lange Laufzeiten aus und erstrecken sich über mehrere Monate oder gar Quartale. Für das Finanz- und Rechnungswesen ist es aber wichtig, zu jedem Zeitpunkt genau ermitteln zu können, wie weit ein bestimmtes Projekt aktuell fortgeschritten ist. Das Projektverwaltungsmodul von APplus wird dieser Problematik durch die Integration von Projektplanung und kaufmännischer Abwicklung gerecht: Ein „percentage of completion“ etwa zeigt den aktuellen Stand sowie den geplanten weiteren Verlauf des Projekts und kann somit in die Buchhaltung einfließen. Mit Funktionen wie diesen beseitigt das APplus-Modul Medienbrüche zwischen beiden Bereichen – Prozessabläufe werden beschleunigt und sind weniger fehleranfällig.

Projektverwaltung nahtlos integriert

Eine umfassende Projektverwaltung muss nicht nur als Verbindungsglied zwischen Projektausführung und Finanzmanagement dienen, sie muss auch vollständig und nahtlos mit dem ERP-System integriert sein – und zwar von der Risikobewertung eines Projekts über Auftragsanbahnung und -erfüllung bis hin zum Ende einer Dienstleistung oder Auslieferung eines fertigen Produkts. Auch dies erfüllt das Projektverwaltungs-Modul von APplus und agiert so als Zentrale für die Planung und Kontrolle aller projektbezogenen Vorgänge und Informationen. Die Lösung vermeidet eine redundante Datenhaltung und hält alle Transaktionen zu jedem Zeitpunkt aktuell. Aufwands- und Ressourcenplanung sind dabei bereits in der Angebotsphase möglich. Zudem unterstützt die APplus-Projektverwaltung den Vertrieb durch eine direkte Integration in die CRM-Aktivitäten bereits in der Akquisitionsphase. Im Anschluss können Angebotserstellung und Auftragsabwicklung zentral über die Projektverwaltung gesteuert und kontrolliert werden.

Effizientere Nutzung, mehr Komfort

Die neue Version 6.1 des Projektverwaltungsmoduls bietet Anwendern insbesondere folgende Verbesserungen:

• Verbesserte Grobplanung durch Auslastungs-Histogramm
  Über die Projektorganisation können Projekte schon in einer frühen Phase des Projektlebenszyklus definiert und geschätzte Ressourcenbedarfe angelegt werden. Auf dieser Basis lässt sich eine Grobplanung der Termine und Kosten sowie der notwendigen Personalressourcen erstellen. Zu diesem Zweck erweitert die neue Version der Projektverwaltung die bisherige Plantafel durch ein Histogramm zur Auslastung der Mitarbeiterkapazitäten. Diese werden anhand der Datenbasis aus Dienst- oder Urlaubsplänen dargestellt – dabei unterscheidet die Lösung unter anderem zwischen geplantem und tatsächlich bewilligtem Urlaub. Auch aktuelle Krankheitszeiten fließen in die Berechnung mit ein und erlauben so jederzeit eine tagesaktuelle Darstellung.
• Mehr Ordnung: Dateien und Belege Projektpositionen zuordnen
  Mit steigendem Umfang nimmt häufig auch die Komplexität eines Projekts zu. Um dennoch den Überblick zu behalten, ist es wichtig, dass Mitarbeiten relevante Dokumente wie Pläne oder Korrespondenzen, aber auch kaufmännische Informationen wie Belege oder Rechnungen jederzeit schnell und unkompliziert zur Verfügung stehen. Mit der neuen Version 6.1 lassen sich einzelne Dokumente und Dateien nun Einzelvorgängen in konkreten Projektpositionen zuordnen. Konstruktionspläne oder E-Mail-Konversationen können somit unmittelbar ihrer zugehörigen Aufgabe zugewiesen werden und sind damit für die beteiligten Mitarbeiter übersichtlich und zeitsparend abrufbar.
• Komfortables Kopieren von Aufgabenpaketen
  Nur selten steht eine Aufgabe isoliert für sich allein. In den meisten Fällen hängt sie mit anderen Aufgaben zusammen oder zieht weitere, davon abhängende Aufgaben nach sich. Gemeinsam bilden diese ein logisches System aus Zusammenhängen – und diese fallen nicht selten in mehreren unterschiedlichen Projekten an. Die neue Version der Projektverwaltung von APplus ermöglicht es Anwendern, Aufgabenpakete inklusive aller Zusammenhänge einfach und bequem in ein anderes Projekt zu kopieren. Das System passt dabei alle Abhängigkeiten in intelligenter Weise für das neue Projekt an: Startet Aufgabe 2 immer drei Tage nach Fertigstellung von Aufgabe 1, erkennt das System diesen Zusammenhang und aktualisiert die entsprechenden Termine im Zielprojekt automatisch.
• Auch vor Ort im Einsatz
  Um Projekte auch im Außendienst bestmöglich zu unterstützen, bietet APplus seinen Anwendern zudem umfangreiche Mobility-Funktionalitäten. Mit der mobilen Projektzeiterfassung kann die Zeit für eine Projektposition über ein iPad oder Android-Tablet ortsunabhängig dokumentiert werden – etwa vor Ort beim Kunden. Damit wird verhindert, dass Zeiten in Vergessenheit geraten oder im Nachhinein mühevoll und oft auch ungenau rekonstruiert werden müssen. Da zudem die elektronische Erfassung handschriftlicher Notizen zu einem späteren Zeitpunkt entfällt, sinkt die Verwaltungsarbeit beträchtlich. Alle Aufwände werden für beide Seiten – Kunde und Anbieter – vollständig transparent. Auf Basis dieser gemeldeten Zeiten können zudem im Anschluss automatisiert Ausgangsrechnungen an den Kunden erstellt werden.
• Migrationstool zum komfortablen Umstieg auf die neue Version
  Mit Einführung der sechsten Generation des Projektverwaltungsmoduls wurde die Lösung auf allen Ebenen in umfassender Weise bearbeitet und optimiert – samt neuer, effizienterer Datenstruktur. Die aktuelle Version 6.1 bietet Bestandskunden, die frühere Releasestände des Moduls (5.x abwärts) nutzen, eine komfortable und sichere Methode, auf die neueste Version umzustellen: Das automatisierte Migrationstool überträgt alte Dateibestände in die neue Datenstruktur der aktuellen Generation und bietet Altkunden somit die Möglichkeit, auf einfache Weise von den Neuerungen der neuesten Version zu profitieren.

Alle Neuerungen des APplus-Projektverwaltungsmoduls können Interessierte vom 8. bis zum 10. Oktober auf der IT & Business in Stuttgart live erleben. Zudem präsentiert das Expertenteam der Trovarit AG am ersten Messetag die Ergebnisse seiner aktuellen Studie zur Anwenderzufriedenheit mit ERP-Systemen, in der APplus von Kunden mit einer sehr guten Bewertung ausgezeichnet wurde.