E-Bilanz im proALPHA Rechnungswesen: Ein Fahrplan für die Umsetzung

Nach den §§ 5b, 52 Abs. 15a EStG besteht die Pflicht zur Abgabe einer E-Bilanz für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2011 beginnen. Die seinerzeit noch nicht kodifizierte Nichtbeanstandungsregelung für ein Jahr wurde umgesetzt, sodass erstmalig – bei übereinstimmendem Kalender- und Wirtschaftsjahr – in 2014 der Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2013 elektronisch an die Finanzbehörden zu übermitteln ist.

Zeitplanung
Das aktuelle Jahr sollte genutzt werden, um das Rechnungswesen auf die Abgabe der E-Bilanz vorzubereiten. Unsere Berater sind in allen Fragen zur E-Bilanz rund um proALPHA versiert und stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. In 2013 kann erstmals freiwillig eine E-Bilanz abgegeben werden. Dies ist eine gute Möglichkeit, die Umstellung zu testen, denn alternativ steht der herkömmliche Weg weiterhin zur Verfügung. Erst ab 2014 besteht die Pflicht zur Abgabe einer E-Bilanz. Der elektronische Jahresabschluss umfasst dabei die folgenden Pflichtbestandteile:

• Bilanz
• Gewinn- und Verlustrechnung
• Ergänzende Angaben aus dem Anhang
• Ergebnisverwendung

Übermittelt werden entweder die handelsrechtlichen Daten mit zusätzlicher steuerlicher Überleitungsrechnung oder aber eine Steuerbilanz. Die Struktur der Daten muss dabei der vorgegebenen Taxonomie entsprechen.

Was bedeutet “Taxonomie”?
Das Bundesfinanzministerium hat für die Gliederung der elektronischen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung sogenannte Taxonomiepositionen vorgegeben. Hierbei handelt es sich um eine Mindestgliederung der einzelnen Positionen der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, ähnlich einem Kontenrahmen. Diese Gliederung ist verbindlich vorgegeben und liegt nun aktuell in der Version 5.1 (Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 05.06.2012) vor. Sie kann unter der Adresse www.esteuer.de angesehen und auch heruntergeladen werden. Es ist zu beachten, dass die geforderte Taxonomie die handelsrechtlichen Vorgaben hinsichtlich Umfang und Detaillierung deutlich übertrifft, sodass davon auszugehen ist, dass Anpassungen des bestehenden Kontenplans notwendig sind. Bereits in der Version 5.0 enthielt die Gliederung der Taxonomie über 400 Positionen mehr, als das handelsrechtliche Gliederungsschema für Bilanz (§ 266 HGB) und Gewinn- und Verlustrechnung (§ 275 HGB) vorsieht.

Welche vorbereitenden Tätigkeiten sind in diesem Jahr notwendig?
Die Einführung der E-Bilanz ab dem Jahr 2014 ist nicht allein eine technische Frage. Sie bewirkt zwar den Umstieg von Papier auf eine elektronische Kommunikation, letztendlich aber beinhaltet sie auch eine Änderung der Organisation sowie eine veränderte Datenhaltung im ERP-System. Im Folgenden geben wir Ihnen eine Checkliste der notwendigen Tätigkeiten, die sinnvollerweise bereits in diesem Jahr umgesetzt werden sollten:

• Abstimmung mit Ihrem proALPHA Berater hinsichtlich der Umsetzung der Thematik E-Bilanz in proALPHA.
• Gemeinsame Erstellung eines individuellen und zeitlichen Konzepts zur funktionalen Abbildung der E-Bilanz.
• Prüfung des bestehenden Kontenrahmens hinsichtlich der Frage, ob jedes Konto einer Taxonomieposition eindeutig zugeordnet werden kann. Ggf. sind neue Konten anzulegen. In den folgenden Bereichen ist eine recht umfangreiche Berichterstattung vorgesehen, daher sollten diese Bereiche intensiv geprüft werden:
  • Umsatz- und Vorsteuerkonten
  • Konten für Anteile, Beteiligungen, Erträge aus Beteiligungen und Wertpapieren; hier ist eine Trennung nach Personal- und Kapitalgesellschaften vorgesehen
  • Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände
  • Kapitalkonten: eine separierte Darstellung der Kapitalkonten je Gesellschafter wird gefordert
  • Privatkonten: es gibt detaillierte Konten für Einlagen und Entnahmen
  • Konten für Materialaufwand, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
  • Sonstige betriebliche Erträge und Aufwendungen
  • Prüfung, ob bestehende Konten aggregierte Werte unterschiedlicher Taxonomiepositionen enthalten, sodass eine Splittung notwendig ist.
• Prüfung der internen Buchungsvorgaben bzw. Vordrucke im Hinblick auf die Taxonomiepositionen.
• Inanspruchnahme der Anwenderschulung Finanzwesen II in der proALPHA Academy (siehe Seminarkalender).
• Abstimmung mit Ihrem Steuerberater.

Die integrierte Finanzbuchhaltung in proALPHA stellt die Basis für die Abgabe der elektronischen Bilanz dar. Wie bereits erwähnt, muss der bestehende Kontenplan die notwendigen Anforderungen gemäß Taxonomie erfüllen. Aus proALPHA werden die Kontensalden in Form einer Summen- und Saldenliste mittels einer vordefinierten Variante als CSV-Datei exportiert. Diese Datei wird dann in ein externes Softwaremodul geladen. Seitens proALPHA wird hierfür unsere Partnerlösung von AvenDATA empfohlen. proALPHA Kunden erhalten gesonderte Konditionen für das E-Bilanz-Kit von AvenDATA – bitte sprechen Sie Ihren Vertriebsbeauftragten an. In AvenDATA erfolgt dann eine Zuordnung der Konten zu den entsprechenden Taxonomiepositionen der Bilanz und GuV. Darüber hinaus können dabei auch ergänzende Informationen wie Unternehmensinformationen, Anhang und Lagebericht erfasst werden. Liegen alle Daten vollständig vor, kann die entsprechende Ausgabedatei erzeugt und mit Hilfe des integrierten Elster-Pakets an die Finanzbehörde übertragen werden.

Handelsbilanz und/oder Steuerbilanz?
Wie oben beschrieben, gibt es zwei mögliche Varianten zur Übermittlung der elektronischen Bilanz: Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung oder Steuerbilanz. Wir möchten diese Frage auch im Hinblick auf die notwendigen Tätigkeiten in proALPHA näher beleuchten. Wird eine Handelsbilanz erstellt, besteht die Möglichkeit, mit Hilfe des Konsolidierungsmoduls die Buchungen in einen zweiten Mandanten zu übertragen, um dort parallel durch entsprechende steuerrechtliche Korrekturbuchungen eine Steuerbilanz zu erstellen. Dieses Verfahren wird ebenso praktiziert, wenn es um die Rechnungslegung nach IFRS geht. Alternativ kann mit Hilfe einer externen Überleitungsrechnung auf Basis der in proALPHA erstellten Handelsbilanz eine Steuerbilanz abgeleitet werden.

Für aktuelle Fragen und Zugang zum Elster-Portal: www.esteuer.de.
Die Taxonomie in der aktuellen Version 5.1 können Sie unter www.bundesfinanzministerium.de/E-Bilanz-Taxonomien.html herunterladen.