Anforderungen an ERP-Lösungen – Besonderheiten im grenzüberschreitenden Warenverkehr
Dank der Globalisierung ergeben sich für Unternehmen viele neue Möglichkeiten der Expansion. Als Exportweltmeister und Land mit geringen Bodenschätzen ist Deutschland in besonderem Maße auf den Im- und Export angewiesen. Der grenzüberschreitende Warenverkehr stellt dabei die Unternehmen vor die Herausforderung, eine ganze Reihe von gesetzlichen Vorschriften einzuhalten und zahlreiche Anforderungen umzusetzen.
Die gesetzlichen Anforderungen betreffen v.a. 2 große Bereiche: Auf der einen Seite den gesamten Themenblock der Steuer auf Basis der lokalen und Europäischen Steuergesetze, auf der anderen Seite die wachsende Anzahl an Compliance-Themen.
Steuerliche Anforderungen
Grundlagen hierfür sind u.a. die Europäischen Steuerrichtlinien sowie die landesspezifischen Steuergesetze. Es obliegt den Unternehmen diese Anforderungen umzusetzen, wobei die Behörden im Inland und ebenso die ausländischen Behörden mannigfaltige Überprüfungen vornehmen, um die Richtigkeit der Transaktionen lokal wie auch international steuerlich zu beurteilen.
Compliance-Anforderungen
Alle Unternehmen sind inzwischen aufgrund der Terroranschläge der vergangenen Jahre zu komplexen Prüfmaßnahmen verpflichtet. Diese sind in den EU-Verordnungen zur Terrorismusbekämpfung (EG) Nr. 881 / 2002 und 2580 / 2001 geregelt.
Anforderungen an ein ERP-System
- Sowohl technisch als auch inhaltlich müssen die unterschiedlichen Sachverhalte im System abgebildet werden. Dies impliziert neben der Richtigkeit der Daten auch die formal korrekte Ausgabe dieser Informationen auf allen Belegen, wie z.B. auf Rechnungsdrucken und allen weiteren die Rechnung begleitenden Papieren.
- Die erforderlichen Berichte, wie Umsatzsteuerberichte, die Zusammenfassende Meldung (ZM) in gedruckter oder elektronischer Form sowie die Intrastat-Meldungen müssen dem geforderten Standard genügen.
- Die Möglichkeit der Nutzung der Gelangensbestätigung muss gegeben sein. Seit 2014 hat der Gesetzgeber die Gelangensbestätigung als weitere Möglichkeit definiert, um den Nachweis zu erbringen, dass steuerfreie Warenlieferungen tatsächlich in ein anderes Land und an einen anderen Unternehmer geliefert wurden.
- Die steuerlichen Sachverhalte innerhalb eines Unternehmens müssen definiert und stabil abgebildet werden. In erster Linie ist hier ein hohes Maß an automatisierter Steuerfindung dienlich. Dies meint, dass die Kombination von Informationen aus den Debitoren- bzw. Kreditorenstammdaten und weiteren Informationen dazu führt, dass das ERP-System die korrekte Steuer zuordnet.
- Zudem müssen die Unternehmen personen- und länderbezogene Embargos beachten.
- Konkret bedeutet das: Jedes Unternehmen muss eine nachvollziehbare Prüfung sämtlicher Geschäftsadressen gegen die Sanktionslisten und der darin veröffentlichten Personen, Organisationen und Unternehmen durchführen.
- ATLAS (kurz für „Automatisiertes Tarif- und Lokales Zoll-Abwicklungssystem”) ist die Zoll-Software der deutschen Zollverwaltung. Schnittstellen aus dem ERP heraus bieten die Möglichkeit der fast vollständigen Automatisierung der Zoll-Abwicklung.
Um den internationalen Zahlungsverkehr zu automatisieren, muss ein ERP-System mehrwährungsfähig sein. D.h. sämtliche Rechnungen und Zahlungen können in unterschiedlichen Währungen geführt werden. Das System holt sich von den Anbietern regelmäßig die aktuellen Umrechnungskurse und errechnet so automatisch z.B. Kursdifferenzen.
